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20 Tipps zur Budgetplanung für eine erfolgreiche Veranstaltung

Foto mit Blick auf einen Schreibtisch mit Seiten mit Grafiken, Haftnotizen und Menschen, die zusammenarbeiten

Sie möchten, dass sich die Menschen an die Erfahrung Ihrer Veranstaltung erinnern, und Ihr Budget ist der Schlüssel, um diese besonderen Momente zu ermöglichen. Bei der Erstellung eines Betriebsbudgets für eine Veranstaltung ist es wichtig, mit einem Plan zu beginnen. Es ist zwar unmöglich, ein perfektes Budget zu haben, aber hier finden Sie hilfreiche Einblicke, um einen funktionsfähigen und realistischen Rahmen für Ihre nächste virtuelle oder persönliche Veranstaltung zu erstellen.



Führen Sie Recherchen für Ihr Budget durch

  1. Stellen Sie sich Ihre Veranstaltung vor - Erster Tipp: Planen Sie, ohne Geld. Erstellen Sie einen Zeitplan, in dem angegeben ist, was passieren wird und welches Personal Sie für jeden Teil der Veranstaltung benötigen. Teilen Sie dies mit den Stakeholdern und stellen Sie sicher, dass alle auf derselben Seite sind. Dann können Sie wirklich anfangen, die wahren Kosten und Prioritäten für jeden zu ermitteln, der die Veranstaltung plant.
  2. Bargeld zählt - Wie viel können Sie realistisch für diese Veranstaltung ausgeben, ohne finanzielle Belastungen zu verursachen? Klären Sie als Nächstes Ihre wichtigsten Prioritäten für diese Veranstaltung. Dies werden Ihre 'Leitmotive' sein, wenn Sie anfangen einzugrenzen, was in Ihrem Budget notwendig ist und was nicht.
  3. Standortangelegenheiten - Denken Sie auch über Ihren Veranstaltungsort nach. Könnten Sie einen freien oder gespendeten Platz nutzen? Stellen Sie sicher, dass Sie einige vorläufige Anrufe tätigen, um die Verfügbarkeit zu überprüfen, und fragen Sie, ob zusätzliche Gebühren für die Nutzung des Raums anfallen, z. B. Hausmeisterdienste und Überlegungen zum Parken.
  4. Machen Sie ein bisschen Gehirn-Picking - Vernetzen Sie sich mit Personen, die ähnliche Veranstaltungen wie andere gemeinnützige Spendenaktionen durchgeführt haben. Fragen Sie nach ihrem Budget und den 'Überraschungen', die Sie möglicherweise nicht in Betracht gezogen haben.
  5. Sleuth Historische Daten - Eine weitere Forschungskomponente befasst sich mit den Budgets historischer Ereignisse für Ihre Organisation. Wenn es sich um eine erstmalige Veranstaltung handelt, suchen Sie online nach Beispielen für Budgets mit aktuellen Preisschätzungen (die sich von Region zu Region unterscheiden) für ähnliche Veranstaltungen.
  6. Preistrends - Informieren Sie sich über die gängigen Preistrends in Ihrer Region für Ihre Big-Ticket-Artikel wie Veranstaltungsmiete, Verpflegungskosten und technische Anforderungen. Wenden Sie sich an mehrere Unternehmen, um Angebote zu erhalten, und lesen Sie unbedingt die Online-Bewertungen und die Bewertungen des Better Business Bureau.
  7. High- und Low-Liste - Erstellen Sie eine Liste für Ihr Budget, in der berücksichtigt wird, wo Sie mit geringeren Ausgaben davonkommen können und wo Sie nicht sparen möchten. Besprechen Sie dies mit anderen Stakeholdern der Veranstaltung. Wäre zum Beispiel jeder für das Ausleihen von Tischen, wenn diese mit hochwertiger Tischwäsche abgedeckt werden könnten?
  8. Sponsoren, Spenden und Gratisartikel, oh mein Gott - Spenden und Sponsoren von Veranstaltungen können dazu beitragen, dass einige Werbebuchungen Ihres Budgets Wirklichkeit werden. Kehren Sie zu denen zurück, die in der Vergangenheit geholfen haben, und überlegen Sie sich neue Unternehmen, die möglicherweise begeistert sind, zu helfen. Setzen Sie so viele Freiwillige wie möglich ein und verbessern Sie Ihr Kommunikations- und Organisationsspiel mit einer Anmeldung.
  9. Überraschungen beseitigen - Sobald Sie Ihren Zeitplan für das Veranstaltungsprogramm erstellt und Ihre Forschungsergebnisse zusammengefasst haben, erhalten Sie eine grobe Prognose der Gesamtkosten. Jetzt können Sie beginnen, die Details unter Berücksichtigung Ihrer Bankdaten und Ihrer wichtigsten Informationen einzugeben, um später Überraschungen zu minimieren.

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Stellen Sie Ihr Budget zusammen

  1. Veranstaltungsort Kosten - Verfolgen Sie alle voraussichtlichen Gebühren, die mit der Anmietung des Raums verbunden sein können, z. B. die Zimmerreinigung, den Personal- und Servicebedarf sowie zusätzliche Mietkosten für Möbel.
  2. Veranstaltungsortspezifische Beschilderung und Einrichtung - Personalisierung ist ein zunehmender Trend in der Veranstaltungsplanung. Berücksichtigen Sie daher unbedingt die Kosten für die Personalisierung des Raums mit Dekorationsanforderungen und Beschilderungen, die das Veranstaltungserlebnis für die Gäste verbessern.
  3. Veranstaltungstechnik - Diese breite Palette von Bedürfnissen könnte Fotografie, Ton, ein Registrierungstool und Video. Wenn Sie für Ihre Veranstaltung einen erfahrenen Tontechniker benötigen, recherchieren Sie die Stundensätze und stellen Sie sicher, dass diese Kosten im Budget enthalten sind. Wenn Ihre Veranstaltung Videopräsentationen enthält, stellen Sie sicher, dass alle Produktionskosten enthalten sind.
  4. Unterhaltung - Wenn Sie Honorare für Redner anbieten oder Unterhaltung einstellen, sollten Sie die Werbebuchungen in Ihr Betriebsbudget aufnehmen. Ebenso wichtig ist es, einen klaren schriftlichen Vertrag zu erhalten, damit die Erwartungen und die Bezahlung klar dargelegt werden.
  5. Verpflegungskosten - Hier hilft Ihnen Ihre Recherche beim Navigieren in Catering-Verträgen. Wenn Sie Server haben, nehmen Sie dieses Detail in Ihr Budget auf und geben Sie alle Trinkgelder an, die Sie möglicherweise geben möchten. Konsultieren Sie Ihre High- und Low-Liste sorgfältig, da Catering eine großartige Quelle für Ausgabenüberschüsse oder ein großartiger Ort zum Sparen sein kann.
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  1. Transport - Es ist wichtig, die Transportbedürfnisse zu überdenken, da dies eine Budgetüberraschung sein kann, wenn Sie Ihre Zeitplandetails oder das, was Sie für den Transport von Personen benötigen, nicht berücksichtigt haben. Dies kann beispielsweise Golfwagen zum Pendeln oder Anhänger und Lastwagen zum Ziehen von Bühnen oder größere Gegenstände umfassen.
  2. Sicherheit, falls erforderlich - Wenden Sie sich je nach Art Ihrer Veranstaltung an Ihre Stakeholder, um festzustellen, ob die Sicherheit für einen Teil oder die gesamte Veranstaltung im besten Interesse Ihrer Organisation liegt.
  3. Danke Geschenke - Die Erinnerung an Ihre Sponsoren und Freiwilligen mit einem Dankeschön nach Ihrer Veranstaltung hat einen großen Einfluss und wirkt sich positiv auf Ihre Organisation aus. Der Preis einer Briefmarke kann jedoch manchmal eine nicht so lustige Überraschung sein! Stellen Sie sicher, dass Sie Ihrem Budget alle Pläne hinzufügen, die Sie haben, um Ihren Helfern zu danken.
  4. Rand einschließen - Geben Sie sich etwas Spielraum in Ihrem Budget; Einige sagen, dass bis zu 20% Ihres Veranstaltungsbudgets für Budgetüberschreitungen vorgesehen sind. Wenn Sie Ihre Veranstaltung durchführen möchten, ohne über jede Kleinigkeit zu schwitzen, spart diese letzte Zeile Ihres Budgets jedes Mal Ihre geistige Gesundheit.

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Aufgaben nach dem Ereignis

  1. Sei ein Sparer - Bewahren Sie alle Belege, Veranstaltungsverträge und Personalvereinbarungen auf. Verwenden Sie eine kostenlose Scanner-App, um Bilder von all Ihren Unterlagen aufzunehmen und sie griffbereit und übersichtlich zu halten.
  2. Fassen Sie Einsparungen und Überraschungen zusammen - Aktualisieren Sie nach Ihrer Veranstaltung unbedingt die geplanten und tatsächlichen Ausgaben. Wenn es positive Einsparungsbereiche gibt, schadet es nicht, Ihrem Unternehmen den Wert zu betonen, den Sie in den Prozess eingebracht haben. Beachten Sie schließlich, ob Überraschungsposten vorhanden sind, die möglicherweise für zukünftige Ereignisse hinzugefügt werden müssen.

Ihr Budget ist der Klebstoff, der alle beweglichen Teile Ihrer Veranstaltung verbindet. Daher ist es wichtig, die Zeit und Aufmerksamkeit zu geben, die es verdient. Ein gründliches und sorgfältig ausgearbeitetes Budget in der Hand zu haben, ist wie ein Gewinnspielbuch für die nächste Veranstaltung Ihres Unternehmens. Los Team!



Julie David ist eine freiberufliche Schriftstellerin, Pädagogin und Pastorin aus dem Mittleren Westen, die herzliche Umarmungen mag.

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