Haupt Geschäft 35 Tipps zur Planung von Geschäftsereignissen

35 Tipps zur Planung von Geschäftsereignissen

Tipps zur Planung von GeschäftsveranstaltungenUnabhängig von Größe oder Umfang erfordert die Planung Ihres besten Geschäftsereignisses eine sorgfältige Strategie. Berücksichtigen Sie zu Beginn einige neue Ideen sowie die bewährten. Auch Ereignisse mit langer Geschichte können von einem neuen Ansatz profitieren.

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Blaupause erstellen

  1. Verstehe dein Ziel - Viele Organisationen veranstalten jährliche Veranstaltungen, einfach weil sie das immer getan haben. Manchmal sollten beliebte Ereignisse wiederholt werden, aber nicht immer. Machen Sie sich klar, warum Sie überhaupt Zeit und Geld investieren.
  2. Kennen Sie Ihre Zielgruppe - Erstellen Sie neben dem Verständnis, warum Sie Ihre Veranstaltung planen, eine Zielgästeliste für VIPS und geben Sie an, was Sie dabei für Ihr Unternehmen erwarten.
  3. Erstellen Sie eine Wunschliste der Teilnehmer - Selbst wenn Ihre Veranstaltung für die Öffentlichkeit zugänglich ist, sollten Sie die 'Liste' verstehen, die Ihrem Endziel am meisten zugute kommt, und diese Personen ansprechen.
  4. Planen Sie Ihr Budget - Behalten Sie einen realistischen Ausblick und berücksichtigen Sie den Wert von Notfallfonds. Kennen Sie Ihre Personalkosten und stellen Sie sicher, dass sie mit den anderen Marketingausgaben Ihres Unternehmens übereinstimmen.
  5. Schätzen Sie den Wert des Timings - Überprüfen Sie die Daten aller Veranstaltungen in der Community, die möglicherweise mit Ihrer Teilnahme konkurrieren oder diese beeinträchtigen könnten.

Bausteine ​​organisieren

  1. Wählen Sie den richtigen Veranstaltungsort - Ort. Ort. Ort. Erforschen Sie heiße neue Orte in Ihrer Gemeinde oder verändern Sie den Geschäftsbereich vollständig, wenn Sie Geld sparen möchten.
  2. Wählen Sie die besten Anbieter - Suchen Sie nach Anbietern, die eine nachgewiesene Erfolgsbilanz mit Ihrer Art von Geschäft haben. Detaillierte Lieferantenverträge können Lebensretter sein.
  3. Untersuchen Sie die Vorteile eines Co-Hosts - Obwohl diese Option definitiv nicht für alle Veranstaltungen geeignet ist, kann sie eine enorme Kostenersparnis bedeuten. Denken Sie an Unternehmen mit komplementären Zielen, bei denen Sie von den Kunden und dem Einfluss des anderen profitieren können.
  4. Teammitgliedern bestimmte Rollen zuweisen - Delegieren Sie unabhängig von der Größe Ihrer Veranstaltung genügend Details, um die Gruppenverantwortung für den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu ermöglichen.
  5. Erstellen Sie Zeitpläne zur Überprüfung des Aufgabenfortschritts - Nehmen Sie häufig Kontakt auf, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter und Anbieter mit ihren Veranstaltungsaufgaben auf dem richtigen Weg sind. Tipp Genie : Organisieren Sie Meetings, um den Fortschritt Ihrer Veranstaltung mit einem zu überprüfen Online anmelden .
  6. Suchen Sie nach einer Sponsor-Teilnahme, wenn dies angemessen ist - Brainstorming-Methoden, mit denen andere Unternehmen von der Zeit vor Ihrer Zielgruppe profitieren und möglicherweise beide Kundenlisten erweitern können. Suchen Sie mindestens drei bis sechs Monate im Voraus nach Partnern - und noch weiter draußen, wenn es sich um eine wirklich große Veranstaltung handelt.
  7. Bereiten Sie einen minutengenauen Zeitplan für den Tag Ihrer Veranstaltung vor - Fügen Sie bestimmte Aufgaben für Teammitglieder hinzu und stellen Sie sicher, dass alle Gastredner ihre zeitlichen Einschränkungen verstehen.
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Werbung für Ihr Programm

  1. Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan - Nehmen Sie sich genügend Zeit, um das Wort über eine Vielzahl von Kanälen zu verbreiten. Bewerben Sie Ihre Nachricht von der E-Mail-Kontaktaufnahme über Direktwerbung bis hin zu sozialen Medien und mehr in so vielen Filialen, wie es Ihr Budget zulässt.
  2. Buzz in sozialen Medien generieren - Steigern Sie das Interesse an Ihrer Veranstaltung, indem Sie frühzeitig mit all Ihren Social-Media-Kanälen beginnen. Ziehen Sie ein Marken-Hash-Tag in Betracht, wenn die Veranstaltung groß genug ist - Preisverleihungen und Veranstaltungen mit Rednern und Panels sind dafür die Hauptkandidaten.
  3. Nutzen Sie alle Verbindungen Ihres Unternehmens - Tippen Sie nicht nur auf Ihre eigenen Social-Media-Kanäle, sondern auch auf die Follower der Redner und besonderen Gäste Ihrer Veranstaltung. Machen Sie es anderen einfach, Ihre Nachricht zu teilen, indem Sie ihnen interessante Fotos und Veranstaltungsankündigungen senden, die zum Posten bereit sind.
  4. Finden Sie Quellen, die bereit sind, Ihre Veranstaltung in ihren Kalendern aufzulisten - Besuchen Sie unbedingt die zahlreichen Websites, die sich auf die Auflistung lokaler und nationaler Veranstaltungen spezialisiert haben, sowie die entsprechenden Blogs und Fachzeitschriften.
  5. Medien einladen - Verstehen Sie ihre Zeitpläne und stellen Sie sicher, dass Ihre Pressemitteilungen einen klaren Wert für ihr Publikum schaffen.
  6. Finde die richtigen Blogger - Das Erreichen der entsprechenden lokalen Blogger mit Ideen für Geschichten, die für ihre Zielgruppen wertvoll sind, kann eine gute Möglichkeit sein, vor und nach Ihrer Veranstaltung zusätzliche Aufmerksamkeit zu erlangen.
  7. Interne Kommunikation merken - Stellen Sie sicher, dass sich alle zur gleichen Zeit auf derselben Seite befinden. Ihre Mitarbeiter sind eine großartige Ressource, um die Begeisterung für Ihre Veranstaltung zu verbreiten.
  8. Bleibende Eindrücke machen - Bestellen Sie Artikel zum Mitnehmen oder Beute für Gäste als Erinnerung an Ihre Veranstaltung. Brainstorming-Geschenkideen außerhalb der vorhersehbaren Stifte und Tragetaschen, die mit Ihrer Marke in Verbindung stehen.
  9. Betrachten Sie die Online-Registrierung - Abhängig von der Art des Ereignisses mit ein Online-Registrierungstool Die Vorregistrierung kann eine großartige Möglichkeit sein, die Teilnehmerzahlen vorherzusagen und Aufregung aufzubauen. Tipp Genie : Sammeln Sie RSVPs für Ihre Geschäftsveranstaltung mit einem Online anmelden .

Details verfeinern

  1. Plan vorwegnehmen B - Selbst bei geschickter Planung kann ein Teammitglied krank werden, die Lieferung eines Lieferanten kann verspätet sein und die Liste der Katastrophen in letzter Minute wächst exponentiell. Ein kühler Kopf und ein kompetenter Backup-Plan sind der Schlüssel zum Erfolg.
  2. Gemeinsam nutzbare Kopien des Masterplans bereitstellen - Ein Ordner mit all Ihren Lieferantenverträgen, Grundrissen, Kontaktnamen und -nummern sowie Details in letzter Minute kann zu einem unschätzbaren Referenztag werden.
  3. Führen Sie einen Besuch vor Ort in der Logistik durch - Gehen Sie jeden Teil Ihrer Veranstaltung von der Einrichtung bis zur Panne durch und staunen Sie über die Anzahl der Last-Minute-Aufgaben, die Sie entdecken.
  4. Versendete Personalpläne versenden - Dies ist besonders wichtig nach Ihrem Besuch vor Ort. Auch wenn die Änderungen geringfügig sind, senden Sie trotzdem einen überarbeiteten Plan als neue Erinnerung an die Details.
  5. Das Budget neu bewerten - Vergessen Sie niemals, die Budgetprojektionen auf dem neuesten Stand zu halten, da sich die Veranstaltungsdetails ändern (und dies immer tun).
  6. Weisen Sie Floater für den Tag Ihrer Veranstaltung zu - Teammitglieder mit der alleinigen Verantwortung des Krisenmanagements und unerwarteten Besorgungen können wirklich einen Unterschied machen.
  7. Alles erneut bestätigen - Dann erneut prüfen.
  8. Plan für die Nutzung von Fotomöglichkeiten - Stellen Sie mindestens einen Ort bereit, der Gäste dazu motiviert, ein interessantes Foto aufzunehmen und es in sozialen Medien zu teilen. Betrachten Sie je nach Art der Veranstaltung die Attraktivität eines Oldtimers oder eines humorvollen Fototermins wie einen lebensgroßen Fotoausschnitt, hinter dem die Gäste stehen können. Weitere Möglichkeiten zum Teilen von Fotos sind Preisverleihungen und Zeremonien zum Durchschneiden von Bändern.

Machen Sie das Beste aus Ihrer Veranstaltung

  1. Machen Sie die Begrüßung unvergesslich - Ob es sich um eine Registrierungstabelle handelt oder nur um den ersten Kontakt, den Ihre Gäste beim Betreten Ihrer Veranstaltung haben, geben Sie ihnen die Behandlung auf dem roten Teppich. Der richtige Anfang beeinflusst den gesamten Ton Ihrer Veranstaltung.
  2. Fotos machen Paparazzi Style - Je mehr Fotos desto besser. Fotos können der beste Weg sein, um den Erfolg Ihrer Veranstaltung in diesem Jahr zu demonstrieren und in den kommenden Jahren zu fördern. Sie werden wahrscheinlich eine Mischung aus posierten und offenen Aufnahmen wollen.
  3. Folgen Früh auf - Senden Sie Rückblicke an wichtige Kunden und erhalten Sie sofort die besten Fotos, die in den sozialen Medien verbreitet werden.
  4. Dokumentieren Sie Ihre Veranstaltungsimpressionen und Ihr Feedback sofort - Gehen Sie niemals davon aus, dass Sie sich an die Änderungen erinnern werden, die Sie nächstes Jahr vornehmen möchten.
  5. Messen Sie Ihren Erfolg - Berechnen Sie über die Grundlagen der allgemeinen Anwesenheit und Stimmung hinaus die Effektivität anhand einer Vielzahl von Benchmarks. Berücksichtigen Sie die Zufriedenheit anhand der Medien- und Online-Berichterstattung, des Zugriffs auf Ihre Website und der wirtschaftlichen Auswirkungen.
  6. Verzögern Sie niemals das Senden von Dankbarkeit an alle Beteiligten. Dankbarkeit bleibt eine der besten Möglichkeiten, um erfolgreiche Geschäftsbeziehungen aufzubauen und aufrechtzuerhalten. Tipp Genie : Probiere diese 25 Kundenanerkennung und Kundengeschenkideen .

Die Planung von Veranstaltungen erfordert eine enorme Menge an Organisation und Teamarbeit, um erfolgreich zu sein. Sie bleibt jedoch ein wichtiges Instrument, um das Bewusstsein für Ihr Unternehmen zu stärken. In einem modernen Geschäftsklima, in dem viele unserer Kontakte jetzt virtuell sind, bieten Veranstaltungen immer noch wertvolle persönliche Verbindungen und Interaktionen.

Laura Jackson ist eine freiberufliche Schriftstellerin mit Sitz in Hilton Head, S. C., mit ihrem Ehemann und zwei Teenagern.


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