Haupt Gemeinnützige Organisationen 40 Ideen zur Erstellung und Förderung Ihres gemeinnützigen Jahresberichts

40 Ideen zur Erstellung und Förderung Ihres gemeinnützigen Jahresberichts

gemeinnützige Jahresbericht Layout Inhaltsdaten Diagramme Spender FreiwilligeJedes Jahr haben gemeinnützige Organisationen die Möglichkeit, ihre Spender und die breite Öffentlichkeit in ihrem Jahresbericht über ihre Fortschritte, Erfolge und Finanzen zu informieren. Einige veröffentlichen den Bericht im neuen Jahr, andere am Ende eines bedeutenden Quartals. Ein Bericht ist eine hervorragende Gelegenheit, Menschen anhand von Geschichten, Statistiken und Fotos zu zeigen, wie Sie Ihre Mission erfüllen. Probieren Sie diese Ideen aus, um Ihren nächsten Geschäftsbericht zu erstellen und zu bewerben.

Erste Schritte: Planung und Projektmanagement

  1. Publikum - Betrachten Sie zunächst Ihr Publikum. Geschäftsberichte werden normalerweise auf zwei Arten verfasst. Sprechen Sie mit der Öffentlichkeit oder speziell mit Spendern? Die Sprache, die Sie in Ihrem Bericht verwenden, sollte Ihre Zielgruppe widerspiegeln. Wenn der Bericht für Spender bestimmt ist, stellen Sie sicher, dass er relevante Bedenken berücksichtigt und Fragen beantwortet. Wenn Sie es für die breite Öffentlichkeit entwerfen, sollte die Sprache informativ und für jeden leicht verständlich sein.
  2. Spendergesteuert Sprache - Wenn der Bericht spenderspezifisch ist, konzentrieren Sie sich auf Dankbarkeit, indem Sie eine Sprache verwenden, die Engagement und Beiträge widerspiegelt. Beispiel: 'Sie haben dazu beigetragen, die folgende Initiative zu ermöglichen ...' Versuchen Sie, ein Stück zu erstellen, das Ihre Spender auf ihrem Kaffeetisch behalten möchten, um es mit anderen zu teilen. Spender sollten das Ziel Ihrer Organisation verstehen und wissen, dass die Leistungen der gemeinnützigen Organisation auch ihre Leistungen sind. Denken Sie daran, dass Spender häufig auf vielfältige Weise Beiträge leisten, nicht nur über finanzielle Beiträge.
  3. Public-Driven Sprache - Die breite Öffentlichkeit sollte in der Lage sein, den Bericht zu lesen und die Vision der gemeinnützigen Organisation leicht zu verstehen, insbesondere, wie diese Mission im Laufe des Jahres erfüllt wurde. Vermeiden Sie bestimmte Sprachen, die nur für Spender oder Insider sinnvoll sind.
  4. Budget - Definieren Sie Ihr Projektbudget und wie Sie es bei der Erstellung des Jahresberichts zuweisen. Das Budget hilft bei der Definition von Format und Ressourcen.
  5. Vorausplanen - Erstellen Sie eine detaillierte Projektzeitleiste und ein System zur Verfolgung des Berichtsfortschritts. Erforschen Sie Outsourcing-Optionen und berücksichtigen Sie diese in der Gesamtzeitleiste. Geben Sie Ihrem Publikum die Wahl, wie der Inhalt auf Mobil- oder Desktop-, Video- oder Blogposts angezeigt werden soll? Werden Sie in Ihrer App oder in einer E-Mail-Kampagne darauf verlinken? Planen Sie entsprechend.
  6. Skala für Scope Creep - Scope Creep tritt auf, wenn der Gesamtzeitplan und der Plan für Ihr Projekt erweitert werden, während das Projekt in Bearbeitung ist, wodurch sich das Gesamtergebnis oder das Ergebnis verschiebt. In der Welt des Projektmanagements ist Scope Creep ein häufiges Problem und dient den Teammitgliedern dazu, es zu bemerken und sogar zu planen. Wenn Sie diese Verschiebung spüren, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um mit Ihrem Team auf die gleiche Seite zu gelangen und explizit zu definieren, was Projektänderungen für die gesamte Zeitachse bedeuten.

Alles über Optik: Wählen Sie Ihr Format

  1. Kurzformat - Kurze Jahresberichte sind höchstens drei bis vier Seiten lang und bieten einen kurzen Überblick über die geschäftskritischen Ergebnisse Ihres Unternehmens. Kurzberichte heben Informationen auf strategischer Ebene hervor und gehen davon aus, dass die Mitarbeiter die Vor- und Nachteile der Organisation bereits kennen. Geben Sie Informationen darüber an, wohin Ihre Zielgruppe gehen kann, um detailliertere Informationen zu erhalten.
  2. Langformat - Lange Berichte umfassen mehr als fünf Seiten, enthalten eine Vielzahl von Inhalten und enthalten in der Regel Informationen und Inspirationen für eine Geschichte. Fügen Sie ein Inhaltsverzeichnis hinzu, damit die Benutzer schnell auf die Abschnitte verweisen können, die sie am meisten überprüfen möchten.
  3. Betrachten Sie Multimedia - Um sich von anderen Organisationen abzuheben, sollten Sie über ein nicht traditionelles Format für Ihren Bericht nachdenken. Wählen Sie eine Form von Medien, die einzigartig und Ihrer gemeinnützigen Organisation treu ist - wie ein Video von denen, denen Sie in Übersee helfen, oder ein Fotoessay mit einer lokalen Fallstudie. Wenn Ihre Organisation über einen Podcast verfügt, sollten Sie Zeit damit verbringen, Ergebnisse und Geschichten aus dem Bericht auszutauschen. Passen Sie das Format an Ihre Organisation und Budgetbeschränkungen an. Wenn Sie beispielsweise eine Umweltbehörde sind, können Sie möglicherweise einige Berichte über Holz oder recycelte Materialien drucken.
  4. Mach es Kunst - Wählen Sie ein Thema oder einen Designplan, der Ihrer Branche entspricht. Zum Beispiel könnte eine fotografisch motivierte gemeinnützige Organisation ihren Jahresbericht auf der Rückseite einer Reihe ihrer Originalfotos erstellen. Als zusätzlichen Bonus können Spender den Bericht als Kunstwerk für ihre Häuser aufbewahren und gestalten.
  5. Visuelles Layout - Legen Sie die Vorlagenfarben und das endgültige Format (Druck oder Digital) fest. Welche Version Ihres Logos werden Sie verwenden? Trennen Sie Textblöcke mit Bildern und ausziehbaren Zitaten, in denen Statistiken, Grafiken oder Fallstudien aufgeführt sind. Verwenden Sie interaktive Infografiken oder animierte Zeitleisten, um Statistiken und Meilensteine ​​zu veranschaulichen und die Lesbarkeit zu verbessern. Denken Sie daran, Leerraum ist Ihr Freund. Sie möchten exzellente Inhalte verwenden und diese kurz halten, während Sie dennoch Ihre besten Ergebnisse anzeigen.
  6. Fotografien - Verwenden Sie künstlerische Fotografien (im Gegensatz zu Text), um den Leser zu motivieren und Ihre Geschichte zu erzählen. Suchen Sie nach Websites, die kostenlose oder kostengünstige Bilder anbieten, oder kaufen Sie Bilder von einem lokalen Fotografen in Ihrer Nähe. Zeigen Sie jede Seite Ihres Berichts als erstklassige Immobilie an und machen Sie den Inhalt aussagekräftig und überzeugend.
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Inhaltserstellung: Was einzuschließen ist

  1. Erzählen Sie die ganze Geschichte - Erzählen Sie in einem langformatigen Bericht eine umfassende Geschichte von der ersten bis zur letzten Seite. Geschichten sind es, die die Herzen der Menschen erobern und einbeziehen, nicht nur ihre Gedanken. Platzieren Sie Ihr bestes Foto auf dem Cover und stellen Sie sicher, dass alle Fallstudien ein Foto enthalten. Wenn Sie den Bericht drucken und binden, sprechen Sie mit Ihrem Drucker über die Fotoauflösung sowie die Optionen für plattierte Druckmaschinen und Digitaldruck. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um den vollständigen Bericht zu erstellen, bevor Sie Inhalte schreiben und sammeln, um sicherzustellen, dass Sie Ihre allgemeinen Ziele erreichen. Klären Sie das 'Warum' für den Bericht und für Ihre Organisation insgesamt und machen Sie es klar.
  2. Feiern - Machen Sie Ihren Bericht feierlich. Der Jahresbericht ist eine großartige Gelegenheit, um die Erfolge des vergangenen Jahres zu feiern. Manchmal bedeutet Lernen, aus Misserfolg und Erfolg zu lernen. Bleiben Sie bei der positiven Sprache und beobachten Sie, wie sie einen Unterschied macht.
  3. Fehler zugeben - Seien Sie bereit, Fehler gegebenenfalls zu notieren. Zum Beispiel: 'Wir haben X ausprobiert und es hat nicht funktioniert, aber wir haben X daraus gelernt, also hat es unsere Sache vorangebracht.' Die meisten Spender sind mit dem kalkulierten Risiko einverstanden. Seien Sie einfach ehrlich und notieren Sie, wie Sie daraus gelernt haben.
  4. Fallstudien - Fügen Sie mindestens eine Fallstudie oder eine Wirkungsgeschichte aus dem Feld hinzu. Die Menschen sollten sich nach dem Lesen inspiriert und bereit fühlen, zu handeln. Halten Sie es auch kurz, damit die Leute es eher lesen.
  5. Brief des Präsidenten - Fügen Sie einen herzlichen Brief Ihres Präsidenten oder CEO bei. Dies sollte beinhalten, worauf er oder sie aus dem vergangenen Jahr am stolzesten ist, und seine oder ihre Vision für das kommende Jahr.
  6. Zitate & Vermerke - Fügen Sie nach Möglichkeit Angebote von Begünstigten und Empfehlungen von Personen hinzu, denen Sie gedient haben. Es verbindet den Leser mit den Begünstigten und erweckt die Mission der Organisation zum Leben. Verwenden Sie Zitate und Vermerke von Personen mit hohem Ansehen, die mit der Mission und Vision Ihrer gemeinnützigen Organisation übereinstimmen.
  7. Mission und Vision Statements - Fügen Sie Ihr Leitbild und / oder Ihre Vision hinzu und stellen Sie dann sicher, dass in Ihrem Bericht vermerkt ist, wie Sie diese Vision und Mission ausführen. Zeigen Sie konkrete Ergebnisse sowie inspirierende Erzählungen. Dies soll Ihrem Publikum helfen, das Problem zu verstehen, an dessen Lösung Ihre gemeinnützige Organisation arbeitet, und was Ihre gemeinnützige Organisation tut, um zu helfen.
  8. Vielfalt - Überprüfen Sie Ihre Bilder und Inhalte, um sicherzustellen, dass eine inklusive Sprache verwendet wird, die eine Vielzahl von Lesern anspricht. Ihre Inhalte und Bilder sollten die Bevölkerung widerspiegeln, der Ihre gemeinnützige Organisation dient.
  9. Betrachten Sie das Urheberrecht - Geben Sie in Ihrem Bericht die erforderlichen Quellen für Zitate oder Daten an und schreiben Sie geliehene Fotos oder Inhalte gut. Informieren Sie sich über die Urheberrechtsgesetze Ihrer Branche, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt dem Protokoll entspricht.
  10. Kontakt Informationen - Geben Sie die Kontaktinformationen für Ihre gemeinnützige Organisation am Ende des Berichts an, einschließlich Postanschrift, Telefonnummer, Website und Handles für soziale Medien. Wenn die Leute nach dem Lesen des Berichts bereit sind zu geben, stellen Sie sicher, dass Sie eine schrittweise Anleitung haben, wie sie dies tun können.
  11. Akkreditierungsagenturen - Listen Sie alle Akkreditierungsagenturen auf, denen Sie ebenfalls angehören, z. B. das Better Business Bureau oder Charity Navigator. Planen Sie, ihnen einen Stapel Druckberichte zur Anzeige zu liefern.

Geldbewegungen: Finanzielle Details

  1. Verpflichtung zur Transparenz - Berichten Sie genau und machen Sie die Finanzdaten leicht lesbar. Verwenden Sie ein Kreisdiagramm mit einem leicht lesbaren Schlüssel für die Gesamtübersicht und lassen Sie die Benutzer wissen, wo sie auf frühere Jahresberichte oder 990er zugreifen können. Zeigen Sie, wie viel des Budgets für die Verwaltung und wie viel für die Programmkosten verwendet wird.
  2. Grafiken - Verwenden Sie Diagramme, um die Zahlen mit Echtzeit-Fakten gleichzusetzen. Die meisten Menschen überfliegen die Jahresberichte und heben daher alles hervor, was von großer Bedeutung ist. Stellen Sie für die Personen, die sich umsehen möchten, sicher, dass Ihre Aufschlüsselung der Aktivitäten, Gewinne und sonstigen Einnahmen klar ist. Eine Diashow ist ein hervorragendes Format für die Anzeige von Diagrammen und Grafiken.
  3. Auswirkungen der Finanzen - Erklären Sie die Auswirkungen und wie sich das Leben verändert hat. Sie sollten hier mehrere Aufzählungspunkte und Grafiken mit leicht lesbaren Zahlen, einfachen Grafiken und Fotos haben. Zum Beispiel: '1.000 Kinder erhielten im vergangenen Jahr Nachhilfe, Pflege und nahrhafte Snacks in unserem Afterschool-Programm.' Versuchen Sie, 5 wichtige Highlights aufzunehmen. Wenn Sie mehr als das angeben, gehen die Informationen verloren. Verwenden Sie Grafiken, um es visuell interessant zu halten.
  4. Fakten Überprüfung - Überprüfen und überprüfen Sie alle Statistiken und Anführungszeichen sowie die Schreibweise der im Bericht verwendeten Namen. Planen Sie mehrere Überprüfungsphasen ein, damit mehrere Personen nach Fehlern suchen können.

Fokus auf Zweck: Vielen Dank an die Mitwirkenden und Cast Vision

  1. Mannschaft - Stellen Sie Ihren Mitarbeitern oder dem Führungsteam für größere Organisationen Mitarbeiter vor. Dies kann sich in einer Seitenleiste neben anderen relevanten Informationen befinden. In einem informellen Bericht können Sie dumme Fakten über Mitarbeiter teilen. Teilen Sie für eine formellere Einführung Headshots und eine kurze Biografie.
  2. Der Aufsichtsrat - Geben Sie Namen und Rollen der Vorstandsmitglieder an. Planen Sie, jedem Vorstandsmitglied einen Stapel gedruckter Berichte zu geben, die Sie mit Freunden teilen können. Vergessen Sie nicht, dem Vorstand für ihren Service und die vielen Möglichkeiten zu danken, die sie zur Gesamtorganisation beitragen.
  3. Spender-Highlight - Einige große gemeinnützige Organisationen möchten wichtige Mitwirkende hervorheben. Sie können sie in einer Seitenleiste auflisten oder Donor Spotlight-Boxen mit Kurzgeschichten für jede haben.
  4. Danke Notizen - Erwägen Sie, Dankesnotizen von Teammitgliedern auf allen Ebenen aufzunehmen: Direktoren, Redakteure, Vorstand, Verwaltung. Dies fügt ein anderes persönliches Element hinzu, um die Verbindung zwischen Spendern und Mitarbeitern zu stärken.
  5. Ehrliche Fotos - Erwägen Sie, Spaß hinter den Kulissen oder ehrliche Fotos aufzunehmen. Dies hilft den Spendern, Sie besser zu verstehen und zu kennen und sich stärker involviert zu fühlen. Diese Bilder können als Social-Media-Beiträge für die Berichtswerbung verwendet werden.
  6. Eine Vision für die Zukunft - In den meisten Jahresberichten wird hervorgehoben, was im vergangenen Jahr passiert ist. Sie sollten jedoch auch Ihre Vision für das nächste Jahr, drei oder fünf Jahre hervorheben. Dies gibt den Spendern einen zwingenden Grund, weiterhin in die Organisation zu investieren.

Holen Sie sich das Wort heraus: Wie man fördert

  1. Passen Sie das Format an - Passen Sie den Aktionsplan an das Format Ihres Berichts an. Wenn Sie beispielsweise eine bestimmte Webseite oder einen neuen Abschnitt der Website mit Berichtsinformationen veröffentlichen, sollten Sie diese testen und die Fehler beheben, bevor Sie an die Öffentlichkeit gehen. Wenn es fertig ist, senden Sie Ihren Spendern eine E-Mail mit dem entsprechenden Link oder einer Vorschau, um sie zum Klicken zu verleiten, um weitere Informationen zu erhalten. Wenn Sie ein Druckstück erstellen, planen Sie, es als PDF und als Ausdruck zur Verfügung zu stellen. Das PDF sollte auch zum Anzeigen und Herunterladen auf Ihrer Website verfügbar sein. Ausdrucke können in Form einer Broschüre, einer Broschüre oder eines Posters vorliegen.
  2. Verpackung - Senden Sie jedem Spender einen Jahresbericht mit einem Dankesbrief. Berücksichtigen Sie beim Versenden eines Ausdrucks die Originalverpackung / den Originalversand, die für Ihre gemeinnützige Organisation einzigartig ist. Überlegen Sie auch, an wen Sie es senden. Viele jüngere Spender bevorzugen elektronische Kopien und ältere Spender bevorzugen Ausdrucke. Dies ist nicht immer der Fall, daher ist es wichtig, Ihre Spender zu kennen und zu wissen, was sie bevorzugen.
  3. Social Media-Inhalte - Erwägen Sie zu Beginn der Projektlaufzeit, Social-Media-Inhalte für die Kanäle zu schreiben, über die Sie für den Bericht werben.
  4. Planen Sie eine Veranstaltung - Kombinieren Sie den Rollout Ihres Jahresberichts mit einer Veranstaltung, die Ihre Organisation bereits veranstaltet, z. B. einem freiwilligen Dankesessen oder einer Firmenjubiläumsfeier. Sie haben noch keine Veranstaltung? Planen Sie eine und feiern Sie die harte Arbeit, die Ihre Organisation in diesem Jahr geleistet hat. Stellen Sie sicher, dass Ihre Vorstandsmitglieder den Bericht vor dieser Veranstaltung sehen, damit sie beim Chatten mit Mitarbeitern und Freiwilligen darauf verweisen können.
  5. Handlieferung - Wenn möglich, liefern Sie gedruckte Jahresberichte von Hand. Es fügt eine persönliche Note hinzu und gibt Spendern die Möglichkeit, sich zu engagieren und Fragen zu stellen.
  6. Telefonkonferenz - Einige gemeinnützige Organisationen legen formelle Berichte für eine nationale Telefonkonferenz beiseite, bei der der CEO oder Executive Director eine Diskussion mit Stakeholdern und Gebern über die Fortschritte und Auswirkungen des letzten Jahres führt. Dies bietet eine persönliche Diskussion, die Option für Fragen und Antworten sowie Echtzeitinformationen.
  7. Interaktives Multimedia - Zusätzlich zu den digitalen Optionen erstellen einige gemeinnützige Organisationen interaktive Webseiten für ihre Jahresberichte, die Statistiken in Echtzeit laden oder Animationen für Infografiken beinhalten. Senden Sie Links zu aktuellen und potenziellen Spendern und fügen Sie diese in Social Media-Posts ein. Steigern Sie Ihre Bekanntheit in Ihrer Community, indem Sie den Bericht an Ihre lokalen Medien weiterleiten.

Sie und Ihre Mitarbeiter werden es genießen, Ihren Jahresbericht zu erstellen, wenn Sie sich an das vergangene Jahr erinnern und es feiern. Es sollte für Mitarbeiter, Spender und Freiwillige ermutigend sein, ihre Auswirkungen zu erkennen und als Instrument zu dienen, um Ihre Organisation voranzutreiben. Denken Sie daran, dass dies auch eine wertvolle Ressource für die Pflege neuer Partnerschaften sein wird. Genießen Sie, wie Sie sich erinnern und feiern!



Andrea Johnson ist eine gebürtige Texanerin, die jetzt mit ihrem Ehemann und zwei Töchtern in Charlotte, NC, lebt. Sie liebt Laufen, Fotografieren und gute Schokolade.


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