Haupt Gemeinnützige Organisationen 50 Tipps zur Organisation von Freiwilligen

50 Tipps zur Organisation von Freiwilligen

freiwilliger Koordinator eincheckenUnabhängig davon, ob Sie ein gemeinnütziger Direktor, ein PTO-Präsident oder ein Teamleiter bei der Planung eines gemeinnützigen Projekts sind, müssen Sie Freiwillige einstellen, organisieren und anerkennen. Diese Tipps helfen Ihnen dabei, die Koordination Ihrer Freiwilligen einfach und erfolgreich zu gestalten.

Rekrutierung Taktik

Das Zusammenfassen von Personen zur Unterstützung Ihrer Veranstaltung ist eines der zeitintensivsten und wichtigsten Elemente einer erfolgreichen Veranstaltung.



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  1. Fragen Sie früh - - Fragen Sie, sobald Sie das Datum Ihrer Veranstaltung kennen. Dies kann für den Tag der offenen Tür Ihrer Schule, ein Elterntreffen der Sportmannschaft oder einen Jugendgruppenretreat sein.
  2. Fragen Sie oft - Wenden Sie sich das ganze Jahr über an uns. Wenn Personen bei Ihrer ersten Veranstaltung nicht helfen können, helfen sie möglicherweise beim nächsten Mal. Fragen Sie auch mehrmals. Möglicherweise hat sich in ihrem Kalender etwas geändert, das ihnen die Teilnahme ermöglicht.
  3. Fangen Sie klein an - Fragen Sie zunächst Ihren eigenen Pool von Kollegen und Freunden, die sich in der Vergangenheit freiwillig bei Veranstaltungen gemeldet haben. Dies sind 'ausgebildete' Leute, die auch helfen können, das Wort zu verbreiten.
  4. Fragen Sie direkt - Fragen Sie die Leute von Angesicht zu Angesicht, was Sie von ihnen erwarten. Es ist schwer, jemanden abzulehnen, wenn er sich die Zeit genommen hat, mit Ihnen zu sprechen.
  5. Spezifisch werden - Formulieren Sie genau, was der Job eines Freiwilligen sein wird. Die Leute möchten gerne wissen, was sie tun werden - Tickets verkaufen, Schneekegel herstellen, Führungen durchführen usw. Wenn vor der Veranstaltung eine spezielle Schulung erforderlich ist, teilen Sie diese Zeitanforderungen klar mit.
  6. Leidenschaft zeigen - Teilen Sie Ihre Begeisterung für Ihre Veranstaltung mit und erklären Sie, warum dies ein guter Grund ist. Gehen Sie über 'Wir brauchen das Geld' hinaus. Zeigen Sie, wie die Ursache der Community hilft.
  7. Follow-up mit Event-Teilnehmern - Die Planung für das nächste Jahr beginnt mit dem Abschluss Ihrer Veranstaltung. Die Teilnehmer interessieren sich möglicherweise besonders für Ihre Sache und möchten dazu beitragen, die Veranstaltung im nächsten Jahr noch besser zu machen.
  8. Suchen Sie nach Personen, die sich bereits für Ihre Sache engagieren - Fragen Sie Personen, die sich freiwillig bei ähnlichen Veranstaltungen melden, ob sie daran interessiert sind, Ihrer Sache zu helfen.
  9. Verstärken Sie Ihre Bemühungen - Fragen Sie die Freiwilligen, ob sie Freunde haben, die sich ihnen anschließen möchten, oder ob ihnen Kontakte in den Sinn kommen, die diese Art von Freiwilligenarbeit genießen könnten. Folgen Sie, indem Sie ihre Kontaktinformationen erhalten.
  10. Machen Sie die Vision klar - Kommunizieren Sie das Ziel der Veranstaltung. Das Verständnis des Gesamtbildes hilft Freiwilligen zu erkennen, wo sie hineinpassen, und die Gesamtmission voranzutreiben.

Online-Anmeldeformular für Freiwillige

Tools für die Rekrutierung

Die Maximierung Ihrer Freiwilligenbasis ist der Schlüssel zur Planung erfolgreicher Veranstaltungen. Fragen Sie die Menschen nach so vielen verschiedenen Wegen und Orten, wie Sie denken können, um die am meisten interessierten Parteien zu erreichen.

  1. Versuchen Sie es mit E-Mail - Gehen Sie Ihr eigenes E-Mail-Verzeichnis durch und senden Sie eine große Menge 'Let's Work Together!' Nachricht für Freiwillige. Teilen Sie die Grundlagen des Ereignisses mit - Datum, Uhrzeit, Ort, Ursache - und erläutern Sie spezifische Anforderungen wie die Einrichtung von Dekorationen, die Unterstützung von Konzessionsständen oder die Beseitigung von Müll.
  2. Senden Sie einen jährlichen Hilferuf - Die Verwendung eines jährlichen Hilferufs kann effektiv sein. Geben Sie alle Bedürfnisse an, die die Gruppe für das Jahr erwartet. Stellen Sie sich einmal im Jahr eine telefonische Nachricht vor, in der Ihre Freiwilligen gefragt werden, wie sie das ganze Jahr über helfen können.
  3. Senden Sie einen Newsletter - Viele Unternehmen, Schulen und Fördergruppen haben regelmäßig einen Newsletter. Einige sind elektronisch und andere werden per Post verschickt. Geben Sie Ihre Kontaktinformationen an, damit interessierte Freiwillige direkt mit Ihnen Kontakt aufnehmen können.
  4. Verwenden Sie DesktopLinuxAtHome - - Wenn Sie einen Anmeldelink auf Ihrer Social-Media-Seite, Ihrer Website oder über einen beliebigen Kommunikationskanal veröffentlichen, können Sie das Wort ergreifen. Der beste Teil? Alle Verantwortlichkeiten und Optionen können im Voraus festgelegt werden, sodass die Freiwilligen genau wissen, was wann benötigt wird. Hier erfahren Sie, wie Sie loslegen können.
  5. Hinterlassen Sie eine Voicemail - Viele Unternehmen und Schulen verfügen über ein automatisiertes Warnsystem für Sprachnachrichten. Fragen Sie einen Administrator, ob ein 'All-Call' dieses System durchlaufen kann, um nach Freiwilligen zu fragen und Informationen über die Veranstaltung auszutauschen.
  6. Erstellen Sie ein jährliches Mailing - Viele Gruppen haben ein Massenmailing, das an die Begünstigten Ihrer freiwilligen Bemühungen geht. Legen Sie ein Freiwilligenanforderungsblatt - ein einseitiges Blatt, in dem die Freiwilligenjobs, Zeitrahmen und Beschreibungen aufgeführt sind - in dieses Mailing, um es auszufüllen und zurückzugeben.
  7. Am Treffen teilnehmen - Bitten Sie darum, bei Ihrem Unternehmen, Ihrer Organisation oder Ihrem PTO-Meeting auf die Tagesordnung gesetzt zu werden. Haben Sie eine Zwischenablage, um weitere Kontaktinformationen zu sammeln. Lassen Sie Ihre Kontaktinformationen auf die Tagesordnung drucken, damit interessierte Freiwillige Sie problemlos kontaktieren können.
  8. Organisieren Sie ein Interessentreffen - Planen Sie ein oder mehrere Interessentreffen, bei denen potenzielle Freiwillige mehr über Ihre Organisation erfahren, von der jeweiligen Veranstaltung erfahren und mehr über die Erwartungen der Freiwilligen erfahren können. Die meisten Menschen sind dankbar für eine Vorlage oder einen 'Spielplan', bevor sie sich freiwillig melden.
  9. Senden Sie ein Feedback-Formular - Senden Sie Freiwilligen nach Ihrer Veranstaltung ein Feedback-Formular, wenn Sie ihnen für ihre Hilfe danken. Fragen Sie, ob sie daran interessiert wären, nächstes Jahr wieder zu helfen, und Sie sind dem Spiel voraus.
  10. Generieren Sie einen Abschlussbericht - Nehmen Sie die Namen und Kontaktinformationen der wichtigsten Freiwilligen in Ihren Abschlussbericht auf. Wenn Sie Ihren Abschlussbericht an den nächsten Leiter weitergeben, ermutigen Sie ihn, diese Namen in den kommenden Jahren nach wichtigen Helfern zu durchsuchen. Lassen Sie die Leute wissen, dass sie erneut um Hilfe gebeten werden!

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Optionen bereitstellen

Freiwillige kommen aus verschiedenen Bereichen mit unterschiedlichen Fähigkeiten. Wenn viele Optionen zur Verfügung stehen, können sich mehr Menschen beteiligen. Hier sind ein paar Ideen.

  1. Technische Anforderungen berücksichtigen - Benötigen Sie ein Website-Update, eine Überarbeitung der Kontaktdatenbank, Hilfe in sozialen Medien oder Grafikdesign? Wenn Sie einen technisch versierten Freiwilligen identifizieren, nutzen Sie diese Fähigkeiten! Außerdem können viele dieser Aufgaben außerhalb des Standorts und unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit des Freiwilligen ausgeführt werden.
  2. Sachspenden erbitten - Was ist ein großartiges Mittagessen für Lehrer ohne Essen? Ein Konzessionsstand ohne Flaschengetränke? Geben Sie den Menschen die Möglichkeit, sich freiwillig zu melden, indem Sie einen gespendeten Gegenstand zur Verfügung stellen. Geben Sie die Abgabezeiten und -orte an.
  3. Familienmitglieder einbeziehen - Beziehen Sie Ihre Familie in die Freiwilligenarbeit ein. Geben Sie Freiwilligen die Möglichkeit - und machen Sie es möglich -, Kinder mitzubringen, während sie sich freiwillig melden. Ermutigen Sie ihren Ehepartner, mit ihnen zu arbeiten.
  4. Bieten Sie Möglichkeiten vor der Veranstaltung an - Bieten Sie einige Optionen an, die einen geringeren Zeitaufwand vor der Veranstaltung erfordern. Gibt es zum Beispiel eine Malsitzung, um Banner herzustellen, oder eine Montagelinie, um Tüten zu füllen? Benötigen Sie Kopien?
  5. Stellen Sie eine Baroption bereit - Verstehe, dass manche Leute lieber Geld als Zeit geben würden. Bieten Sie ein 'Buy-out' von der Freiwilligenzeit an. Zum Beispiel könnte ein Elternteil eine Geschenkkarte zum Mittagessen anstelle eines abgedeckten Gerichts für ein Potluck einsenden.
  1. Bieten Sie die Möglichkeit, etwas Neues zu lernen - Ermutigen Sie die Freiwilligen, etwas anderes auszuprobieren! Nur weil Sie ein Buchhalter sind, heißt das nicht, dass Sie der Ticketverkäufer sein müssen. Haben Sie sich immer gefragt, wie das Popcorn hergestellt wurde? Melden Sie sich für Konzessionen an.
  2. Erstellen Sie eine Umgebung, um neue Leute kennenzulernen - Rotieren Sie Menschen durch verschiedene Jobs, damit sie die Möglichkeit haben, andere Freiwillige und Teilnehmer zu treffen.
  3. Nutze die Kraft der Freundschaft - Geben Sie den Menschen die Möglichkeit, sich freiwillig anzumelden oder mit Freunden zu führen. Sie werden soziale Zeit miteinander verbringen und Zeit damit verbringen, einem guten Zweck zu helfen.
  4. Flexibilität bewahren Denken Sie daran, dass Menschen oft irgendwie an der Veranstaltung teilnehmen möchten, obwohl sie sich freiwillig melden. Könnten sie vorher Programme verteilen und trotzdem teilnehmen? Brainstorming anderer Optionen.
  5. Fragen Sie nach Einstellungen - Denken Sie daran, dass Sie alle Arten von Menschen brauchen - Führungskräfte, Anhänger, detailorientierte und umfassende Freiwillige. Fragen Sie von Anfang an nach Interessen, damit Sie eine Mischung aus Menschen und Fähigkeiten haben.

Veranstaltungskoordination

Selbst wenn Sie eine endlose Liste von Freiwilligen haben und nicht wissen, wie Sie diese effektiv planen und nutzen können, werden Sie sicher noch viele weitere Unebenheiten auf der Straße erleben.

  1. Bestimmen Sie, was Sie für die Veranstaltung benötigen -
    FÜR JÄHRLICHE EREIGNISSE: Suchen Sie nach früheren Aufzeichnungen. Finden Sie einen Abschlussbericht oder holen Sie sich Aufzeichnungen aus einem früheren Jahr, um die Bedürfnisse der Freiwilligen zu überprüfen.
    Für NEUE EREIGNISSE: Bestimmen Sie die Gesamtziele. Stellen Sie sicher, dass Sie die übergeordnete Vision festgelegt haben, und teilen Sie sie Ihrer wichtigsten Freiwilligenbasis mit. Stellen Sie sicher, dass jeder das Hauptziel versteht.
  2. Eventlogistik analysieren - Bestimmen Sie, in welchen Bereichen Ausschüsse oder Vorsitzende erforderlich sind. Zum Beispiel könnte Baseballfotografie ein Komitee von einem sein, während die 5K Walk / Run-Registrierung wahrscheinlich einen Stuhl und drei bis vier Teammitglieder vor Ort benötigt.
  3. Jobbeschreibungen erstellen - Bestimmen Sie, was jede Freiwilligenfunktion erfüllen muss und wie dies erledigt wird. Versuchen Sie, Beschreibungen auf zwei oder drei Sätze zu verdichten.
  4. Platzieren Sie Freiwillige in Bereichen, die ihren Talenten entsprechen - Lassen Sie die Leute sich für das anmelden, was sie wollen - aber bitten Sie sie, in einen anderen Bereich zu wechseln, wenn Sie glauben, dass sie dort einen besseren Job machen werden. Zum Beispiel kann eine gut gelaunte Person besser Tickets verkaufen als Popcorn.
  5. Geben Sie gründliche Informationen - Erstellen Sie eine Website oder Broschüre mit Ihren Kontaktinformationen und wichtigen Informationen zur Veranstaltung.
  6. Freiwilligenkleidung koordinieren - Wählen Sie die passende Kleidung oder Ausrüstung, um sich von anderen abzuheben. Tragen Sie einzigartige oder farblich abgestimmte Outfits. Dies hilft Ihnen dabei, sich bei Ihrer Veranstaltung leicht als Freiwilliger zu identifizieren und vereinte Freiwillige zu schaffen.
  7. Erinnerungen senden - Senden Sie einige Tage vor Ihrer Veranstaltung Erinnerungen an Freiwillige. DesktopLinuxAtHome erleichtert das Leben, indem automatische Erinnerungen an Gruppenmitglieder gesendet werden, die sich angemeldet haben. Bonus: Organisatoren können von der Website aus eine E-Mail senden, um Ihre Freiwilligen über Änderungen oder Aktualisierungen zu informieren.
  8. Check-in-Details festlegen - Geben Sie einen klaren Zeitpunkt und Ort an, an dem Freiwillige einchecken sollten. Erinnerung: Stellen Sie sicher, dass die Freiwilligen wissen, wo sie ihr Auto parken sollen.
  9. Logistik kommunizieren - Teilen Sie den Freiwilligen alle Regeln mit, die sie befolgen sollen, z. B. ob sie bei der Arbeit essen oder trinken können. Lassen Sie sie wissen, wo sich Toiletten befinden und wo sie während der Veranstaltung stationiert werden.
  10. Schreiben Sie den Abschlussbericht - Füllen Sie die Lücken für Ihren Abschlussbericht aus. Auf diese Weise können Sie Verbesserungen und Erfolge auf Ihrem Weg notieren und etwas vorbereiten, das die nächste Person führen soll.

Freiwillige danke Anerkennung anmelden



Sag Danke

Freiwillige machen die Arbeit, weil sie die Sache unterstützen wollen, aber sie fühlen sich wirklich geschätzt und geschätzt, wenn Sie sich die Zeit nehmen, ihnen zu danken! Außerdem erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass sie wieder helfen.

  1. Drücken Sie Dankbarkeit bei der Veranstaltung aus - Machen Sie es sich zur Aufgabe, sich persönlich bei möglichst vielen Freiwilligen während der Veranstaltung zu bedanken. Diese Verbindung macht Eindruck und ist wichtig.
  2. Eine E-Mail senden - Schreiben Sie innerhalb von 48 Stunden eine kurze Folge-E-Mail, um schnell und solide auf den Rücken zu klopfen. Wenn Sie DesktopLinuxAtHome verwenden, können Sie sogar direkt von Ihrer Anmeldung aus eine Dankes-E-Mail senden. Erwägen Sie, ein Save-the-Date für die Veranstaltung im nächsten Jahr hinzuzufügen.
  3. Schreib eine Notitz - Nehmen Sie sich Zeit und schreiben Sie Stift auf Papier. Selbst im Zeitalter der Technologie schätzen die Menschen die Geste.
  4. In einen Newsletter aufnehmen - Platzieren Sie einen Artikel im nächsten regulären Newsletter oder haben Sie einen kleinen Abschnitt 'Shout Out', in dem Sie die Namen der Freiwilligen zur Anerkennung platzieren können.
  5. Posten Sie auf Ihrer Event-Website oder in sozialen Medien - Wenn Ihre Schule oder Organisation eine Website hat, platzieren Sie eine DANKE-Liste der Familien, Eltern oder Mitglieder, die geholfen haben.
  6. Planen Sie eine Veranstaltung zur Anerkennung von Freiwilligen - Veranstalten Sie ein Treffen nach der Veranstaltung, um zu feiern. Freiwillige können Geschichten austauschen und sich an eine gut gemachte Arbeit erinnern.
  1. Erstellen Sie eine Überprüfung nach dem Ereignis - Treffen Sie sich, um sich mit Ihren Freiwilligen zu unterhalten. Fordern Sie Vor- und Nachteile an und überlegen Sie sich andere Ideen, Themen oder Verbesserungen. Laden Sie alle Freiwilligen zur Teilnahme ein. Dies kann eine formelle Angelegenheit oder ein kurzes Treffen auf der Tribüne nach dem Baseballspiel sein.
  2. Geben Sie jedes Jahr ein traditionelles Geschenk - Beginnen Sie mit der Tradition, ein Geschenk wie eine Gedenktafel, ein Stück Kristall oder ein gerahmtes Zertifikat für Ausschussvorsitzende oder leitende Freiwillige zu verschenken. Sogar ein Schmuckstück wie ein Armbandanhänger hilft dabei, Ihre besten Freiwilligen zu erkennen.
  3. Betrachten Sie freiwillige Vergünstigungen - Geben Sie Freiwilligen Extras wie T-Shirts, Blumenreste von Tischdekorationen, Gutscheine für das Sprungbrett oder ein Getränk.
  4. Verteilen Sie Pappteller-Auszeichnungen - Schaffen Sie eine Tradition der Vergabe nicht traditioneller Auszeichnungen. Einige Ideen: Ein Silver Tongue Award für jemanden, der unerwartet am Mikrofon sprechen musste, oder The Clutch für jemanden, der verhindert hat, dass ein stiller Auktionstisch umkippt.

Das Planen von Veranstaltungen und das Organisieren von Personen kann überwältigend erscheinen, aber ein Plan erspart Ihnen viele Kopfschmerzen. Denken Sie von Anfang bis Ende an Ihre Freiwilligen und wie Sie ihre Talente am besten nutzen können. Der beste Weg, um mit der Planung Ihrer nächsten Veranstaltung zu beginnen, ist die erfolgreiche Navigation in Ihrer aktuellen Veranstaltung.

Betsy Biederstedt ist eine Schulleiterin im Ruhestand, die ihre Zeit als Verwaltungsassistentin für die vielen Aktivitäten ihrer Familie ausgleicht.


DesktopLinuxAtHome erleichtert das Organisieren von gemeinnützigen Organisationen.


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