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Tipps zur Planung von Freiwilligen in der Kirche



junge Frau KircheFreiwillige sind ein wesentlicher Bestandteil des kirchlichen Dienstes und sorgen dafür, dass Veranstaltungen und Sonntagmorgen nahtlos verlaufen. Hier sind einige bewährte Tipps, die Ihnen helfen sollen, diese wichtigen Stellen in Ihrem Freiwilligenplan für die Kirche zu besetzen.

Allgemeine Planungstipps

Legen Sie eine Planungsphilosophie fest. Nachdem Sie entschieden haben, wen Sie fragen möchten, können Sie einen Rahmen für Ihre Planung festlegen. Fragen, die Sie sich stellen sollten:

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  • Wie oft werden Sie eine Person bitten, sich freiwillig zu melden? Wie viel ist zu viel?
  • Wie oft werden Sie eine Person bitten, sich zu melden? Wenn sie nein sagen, werden Sie im selben Monat erneut fragen?
  • Bitten Sie fortlaufende Freiwillige, auch bei einmaligen Veranstaltungen mitzuwirken oder ihnen eine Pause zu gönnen?

Best Practices für die Kommunikation ermitteln.



  • Seien Sie genau über Ihre Bedürfnisse. Geben Sie den Freiwilligen die Wahl zwischen verfügbaren Positionen und Zeiten und lassen Sie sie wählen.
  • Kommunizieren Sie früh. Viele Familien füllen ab März ihren Sommerkalender aus. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Planungsanfrage frühzeitig in den Mix aufnehmen.
  • Kommunizieren Sie oft. Erinnerungs-E-Mails oder Postkarten sind der beste Freund eines Planers. DesktopLinuxAtHome macht es einfach mit automatischen Erinnerungs-E-Mails!
  • Antworten Sie nach Möglichkeit innerhalb von 24 Stunden auf das Ja eines Freiwilligen. Nichts ist frustrierender, als sich zu entscheiden, zu helfen und keine Antwort zu erhalten, dass Ihre Hilfe angenommen wurde!

Vermeiden Sie das Ausbrennen.
Die meisten Leute im Ministerium unterschätzen stark, wie viel Zeit und Mühe für die Rekrutierung und Planung aufgewendet wird. Mit der Zeit wird es einfacher. Um ein Ausbrennen zu vermeiden, behalten Sie die Perspektive. Sie sagen nicht 'Nein', also halten Sie Ihre Emotionen aus der Gleichung heraus.

Planungstipps für einmalige Ereignisse

(Beispiele: Spendenaktion für Missionsreisen, kirchenweites Picknick, Outreach-Veranstaltungen usw.)



Betrachten Sie zwei Rollen für ein Ereignis.
Beginnen Sie zwei bis drei Monate vor Ihrer Veranstaltung mit der Rekrutierung von Freiwilligen, die vorzeitig arbeiten, um sicherzustellen, dass sie über die Zeit und die Werkzeuge verfügen, die für die Erledigung ihrer Aufgaben erforderlich sind. Freiwillige am Tag der Kontaktaufnahme können bis zu einem Monat im Voraus kontaktiert werden, um sicherzustellen, dass sie das Datum speichern und die Arbeit klären, die sie erledigen möchten.

Halten Sie Ihren Zeitplan organisiert.
Mit einem Online-Organisationstool wie DesktopLinuxAtHome können Freiwillige ganz einfach entscheiden, wann und wo sie dienen möchten. Denken Sie daran, dass einige Freiwillige möglicherweise mit ihren Familien anwesend sind oder die Veranstaltung genießen möchten. Halten Sie also die Zeitfenster überschaubar. Planen Sie Familien für Dinge wie Einrichtungs- oder Aufräumzeiten, damit sie als Team dienen können.

Planen und freigeben.
Sobald die Leute im Zeitplan sind, können Sie Ihre Freiwilligen im Voraus befähigen, Fragen zu beantworten und die Verantwortung für ihren Teil der Veranstaltung zu übernehmen. Wenn Sie dem Tag der Freiwilligen viele Informationen geben, um ihre Arbeit zu erledigen, können Sie Ihre Veranstaltung mit Zuversicht verwalten.



Erinnerungen sind dein Freund.
Selbst wenn Sie Freiwilligen das Datum millionenfach gegeben haben, senden Sie kurz vor der Veranstaltung eine Erinnerung. Stellen Sie eine kurze Frage, auf die sie antworten müssen, damit Sie wissen, dass sie noch planen, daran teilzunehmen. Ein Tool wie DesktopLinuxAtHome sendet Ihnen tatsächlich Erinnerungen per Text oder E-Mail.

Planungstipps für das laufende Ministerium

(Beispiele: Kinderministerium, Frauenministerium, Gottesdienstministerium usw.)

Bieten Sie eine Gelegenheit, um zu sehen, ob es passt.
Menschen können eher in den Zeitplan aufgenommen werden, wenn sie verstehen, was sie tun werden. Erwägen Sie, eine Interessens- / Schulungssitzung anzubieten, um beispielsweise eine kleine Gruppe zu leiten, ein effektiver Lehrer zu sein oder den Resonanzboden zu betreiben. Dies gibt Ihnen und den Freiwilligen die Möglichkeit zu sehen, ob der Job gut passt.

Halten Sie Ihren laufenden Zeitplan organisiert.
Ein Online-Anmeldeanbieter wie DesktopLinuxAtHome erleichtert die Verwaltung eines saisonalen oder jährlichen Zeitplans. Zu den Vorteilen gehören:

  • Einfache Einrichtung und Anmeldung für Gruppenmitglieder.
  • Massen-E-Mail-Funktion zum Senden von Einladungen an Ihre Gruppe
  • Freiwillige können sich rund um die Uhr anmelden
  • Automatische E-Mail- oder Texterinnerungen stellen sicher, dass niemand seine Aufgaben vergisst
  • Mit der Swap-Funktion können Gruppenmitglieder Änderungen verarbeiten

Planen Sie Personen in einem Muster.
Wenn es Ihren Dienstbedürfnissen entspricht, planen Sie fortlaufende Freiwillige nach einem Muster, z. B. am zweiten und vierten Sonntag eines jeden Monats oder am ersten, dritten und fünften. Sagen Sie den Freiwilligen, dass sie den Tag frei haben, wenn es keinen fünften Sonntag gibt! Muster sind leichter zu merken, sodass sie sich nie fragen müssen, ob sie im Dienst oder außerhalb des Dienstes sind.

Vielleicht ist 'Nein' nicht Ihre endgültige Antwort.
Für eine einmalige Veranstaltung ist ein Nein möglicherweise keine große Sache. Wenn Sie versuchen, viele Stellen in einem laufenden Dienst zu besetzen, möchten Sie vielleicht kreativ werden, wenn Sie eine Nein-Antwort erhalten.

  • Zu sagen: 'Ich verstehe', aber dann andere Gelegenheiten auszuschließen, die gut passen könnten, ist eine Möglichkeit, Freiwillige dazu zu bringen, ihr Nein zu überdenken.
  • Zu sagen: „Ich verstehe. Danke und auf Wiedersehen bedeutet, dass Sie sich entscheiden müssen, ob Sie nächsten Monat anrufen oder erneut fragen werden? Nächstes Jahr?

Überlegen Sie sich dies im Voraus, um einen Plan zu erstellen und mit der Finesse eines Profis ein Nein zu sagen.

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Bestimmen Sie, wer Ersatz finden wird.
Freiwillige sagen eher Ja, wenn die Last der Planung eines Ersatzes nicht auf ihrem Rücken liegt.

Richten Sie eine 'Sunset-Klausel' ein.
Dies ist eine Vereinbarung zwischen dem Freiwilligen und dem Planer, dass der Freiwillige nach einer bestimmten Zeit (es kann 6 Monate bis zu einem Jahr dauern) die Möglichkeit hat, sich entweder zu erneuern oder von seiner Verpflichtung befreit zu werden. Es gibt jedem die Möglichkeit, bei Bedarf eine neue Richtung einzuschlagen.

Unterschätzen Sie niemals die Kraft der Freundlichkeit, wenn Sie die Menschen bitten, in Betracht zu ziehen, ein Freiwilliger in der Kirche zu sein. Sie werden große Belohnungen bei Ihren Planungsbemühungen erhalten, wenn Sie diese Tipps verwenden, um die richtigen Leute an die richtigen Orte für Ihre Dienstbedürfnisse zu bringen.

Julie David ist mit einem Anbetungspastor verheiratet und entwickelt nach 20 Jahren im Dienst zusammen mit drei Töchtern immer noch das zarte Gleichgewicht zwischen dicker Haut und gnädigem Herzen. Sie leitet derzeit eine kleine Gruppe von Highschool-Juniorinnen.

Gepostet von Julie David




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