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Checkliste für die Festivalplanung

Festivalplanung Checkliste Ideen Tipps Freiwillige Veranstaltungen Tickets Stände SpieleEin Festival ist eine großartige Möglichkeit, Menschen zusammenzubringen, Geld für eine Sache zu sammeln oder einfach nur eine gute Zeit zu haben. Egal, ob Sie ein kleines Festival für Ihre Schule veranstalten oder eine große Veranstaltung, an der Menschen aus der Ferne teilnehmen, verwenden Sie diese Checkliste, um sicherzustellen, dass Ihr Festival reibungslos verläuft.

Sechs (oder mehr) Monate später

  • Legen Sie die Ziele des Events fest - Feiern Sie das Ende des Schuljahres? Hoffen Sie, mehr Menschen für Ihre Kirche zu gewinnen? Geld für eine Sache sammeln? Ihr Ziel hilft Ihnen dabei, die potenzielle Anzahl der Teilnehmer zu bestimmen, wo Sie für Ihr Festival werben können und vieles mehr.
  • Runden Sie Ihren Ausschuss ab - Weisen Sie Leute einem Festivalplanungskomitee zu - Sie möchten Leute mit einer Vielzahl von Stärken, wie Fundraising, Eventplanung und Kommunikation.
  • Entscheiden Sie sich für den Ticketverkauf - Bestimmen Sie, ob Sie Tickets verkaufen möchten, und legen Sie gegebenenfalls einen Preis fest. Dies ist auch die Zeit, in der Sie nach potenziellen Ticketanbietern suchen möchten, wenn dies der Weg ist, den Sie gehen möchten. Tipp Genie : Verkaufen Sie Festivaltickets mit einer Online-Anmeldung .
  • Festivalplanung Checkliste herunterladbare druckbare Ideen Tipps Timeline Wähle ein Thema - Sie können es auf die Jahreszeit stützen, wie ein traditionelles Herbstfest, oder es kreativ machen, wie ein Zirkus am Ende der Schule.
  • Schätzen Sie die Anzahl der potenziellen Teilnehmer - Wenn Sie in Ihrem ersten Jahr sind, kann es schwieriger sein, dies herauszufinden. Schauen Sie sich ähnliche Festivals in der Umgebung als Ausgangspunkt an. Denken Sie daran, es ist besser zu überschätzen als zu unterschätzen.
  • Bestimmen Sie Ihre Demografie - Finden Sie heraus, welche Altersgruppen wahrscheinlich vertreten sein werden. Dies hilft Ihnen bei der Planung der Aktivitäten und Unterhaltungsangebote, die Sie auf Ihrer Veranstaltung anbieten. Spielstände im Karnevalsstil? Musikbühnen? Eine Mischung aus beidem?
  • Erstellen Sie einen Fundraising-Plan - Höchstwahrscheinlich ist es Ihr Ziel, zumindest teilweise Geld für einen guten Zweck zu sammeln. Festival-Sponsoren sind gefragt, bitten Sie also frühzeitig um Spenden. Besonders nützlich kann es sein, einen Titelsponsor zu finden, der bei den Kosten hilft.
  • Legen Sie ein Budget fest - Wenn Ihr Festival neu ist, müssen Sie möglicherweise einige Vermutungen anstellen. Zögern Sie also nicht, klein anzufangen und realistisch zu sein. Bestimmen Sie zuerst die Quellen Ihres Budgets (Spendenaktionen, Sponsoren, Spenden, Jahresfonds usw.) und prüfen Sie, ob es Möglichkeiten gibt, kreativ zu werden.
  • Buchen Sie Ihren Veranstaltungsort - Stellen Sie sicher, dass Sie die Veranstaltung abhalten können, wo und wann Sie möchten. Durchsuchen Sie den Standort, um sicherzustellen, dass er die von Ihnen geplanten Geräte und Aktivitäten aufnehmen kann.
  • Genehmigungen einholen - Finden Sie heraus, ob Sie eine Genehmigung Ihrer Gemeinde benötigen, um das Festival zu veranstalten. Müssen Sie Straßen sperren oder Parkplätze in der Stadt nutzen? In diesem Fall ist wahrscheinlich eine Genehmigung erforderlich.
  • Sicher sein - Überlegen Sie, ob Sie für Ihre Veranstaltung Sicherheitsbeauftragte benötigen. (Und passen Sie das in Ihr Budget.)

Drei Monate später

  • Aktivitäten planen - Schließen Sie die Aktivitäten ab, die Ihr Festival anbieten wird, und wenn Sie sich darauf verlassen, dass Mitarbeiter oder Freiwillige sie leiten. Tipp Genie : Probiere diese 30 Ideen für Festivalspiele zum Sammeln von Spenden .
  • Wenden Sie sich an Anbieter - Sie werden wahrscheinlich Hilfe brauchen, um all diese Aktivitäten umzusetzen. Recherchieren Sie und erhalten Sie Angebote für Stationen wie einen Dunk-Tank, einen Streichelzoo, ein Sprungbrett usw.
  • Freiwillige zählen - Entscheiden Sie, wie viele Freiwillige Sie benötigen, und Erstellen Sie eine Online-Anmeldung um sie alle nach Aufgabe und Zeit zu koordinieren.
  • Buchunterhaltung - Finalisieren Sie alle Bands, DJs, Tänzer usw., die Sie auf dem Festival präsentieren möchten. Gleiches gilt für die Unterhaltung aller Kinder - wie für einen Ballontierkünstler.
  • Finalisieren Sie das Essen - Finden Sie heraus, welches Essen Sie servieren und ob Sie möchten, dass Freiwillige kochen oder die Veranstaltung organisieren. (Ihre Veranstaltung kann auch so einfach sein wie der Verkauf von Chips und Wasserflaschen.) Buchen Sie mobile Einheiten wie Imbisswagen oder Eisdielen.
  • Habe einen Plan B. - Wenn Ihr Festival im Freien stattfindet, entscheiden Sie sich für einen Regenplan. Wirst du die Veranstaltung verschieben oder an einem nahe gelegenen Ort drinnen abhalten?
  • Stellen Sie Sicherheitsbeauftragte ein - Wenn Sie ein großes Festival haben, ist dies ein Schritt, den Sie nicht überspringen möchten.
  • Sichere Genehmigungen - Bestellen Sie tragbare Toiletten oder finden Sie andere sanitäre Einrichtungen für Ihre Veranstaltung heraus. Erkundigen Sie sich bei Ihrer Gemeinde, ob die Gesetze eine bestimmte Anzahl von Badezimmern basierend auf der Anzahl der Teilnehmer vorschreiben. Beantragen Sie alle erforderlichen Lizenzen, wenn Sie Alkohol servieren möchten.
  • Sichere Sponsoren und Geld sammeln - Daran sollten Sie kontinuierlich arbeiten, aber zu diesem Zeitpunkt sollten Fundraising und Sponsoring in vollem Gange sein. Sie werden wollen, dass in den nächsten Monaten alles fertig ist. Bitten Sie lokale Unternehmen, Gegenstände oder Preise für von Ihnen geplante Gewinnspiele oder stille Auktionen zu spenden. Tipp Genie : Brauchen Sie Inspiration? Probiere diese 40 Ideen für stille Auktionsgegenstände .

Ein Monat aus

  • Werben Sie für Ihr Festival - Wählen Sie ein Medium, das Ihre Zielgruppe am wahrscheinlichsten sehen wird. Einige zu berücksichtigende Ideen: Social-Media-Anzeigen, Mailer oder Flyer zum Mitnehmen an Spender / Eltern, Veranstaltungsorte in lokalen Blogs / Zeitungen / Fernsehsendern. Erwägen Sie, ein paar Tickets an lokale Medien zu verschenken, um das Interesse zu wecken. Hängen Sie ein Banner mit Datum und Uhrzeit in die Nähe Ihres Festivalgeländes, um interessierte Anwohner zu erfassen.
  • Aktivitäten abschließen - Inzwischen sollten Sie einen starken Plan für alle Aktivitäten haben, die Ihr Festival beinhalten wird. Stellen Sie sicher, dass Sie für jede Aktivität einen leitenden Freiwilligen haben, der in allen Verfahren und Prozessen ordnungsgemäß geschult wurde.
  • Parken nicht vergessen - Stellen Sie sicher, dass Ihre Freiwilligenrekrutierung Parkwächter umfasst. Wenn Sie Leute bitten, für das Parken zu bezahlen, spenden Sie für Ihre Sache oder eine verwandte Sache.
  • Gehen Sie Ihre Zeitleiste durch - Wann beginnen die Aufführungen? Wann werden stille Auktions- oder Gewinnspielgewinner bekannt gegeben? Planen Sie, sich so genau wie möglich an die Zeitachse zu halten, damit Ihre Teilnehmer wissen, was sie erwartet.
  • Karten drucken - Wenn Ihr Festival groß ist, erstellen Sie Karten, um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie bestimmte Stände, Unterhaltung, Essen und Toiletten finden. Vergessen Sie nicht einen Erste-Hilfe-Stand und Zubehör.
  • Haben Sie einen Zahlungsplan - Entscheiden Sie, wie die Teilnehmer für Aktivitäten und Getränke auf dem Festival bezahlen - Bargeld, Tickets, Token, Armbänder usw. - und erwerben Sie das erforderliche Zubehör.
Freiwilligenplanung für Schulkarneval oder Festival und Online-Ticketanmeldung Freiwilliges Anmeldeformular der School Party Youth Group

Eine Woche aus

  • Finalisieren Sie das Essen - Inzwischen sollten Sie eine gute Vorstellung davon haben, wie viele Personen teilnehmen dürfen. Sprechen Sie mit Ihrem Caterer oder einem anderen zuständigen Food-Dienstleister über Änderungen der endgültigen Zahlen.
  • Senden Sie die endgültigen Mitteilungen - Kommunizieren Sie mit Freiwilligen genau darüber, wo und zu welcher Zeit sie sein müssen. Fügen Sie eine Karte hinzu, wenn sie wahrscheinlich verwirrt werden. Tipp Genie :: Senden Sie benutzerdefinierte Erinnerungen und Nachrichten durch DesktopLinuxAtHome.
  • Richten Sie Teamleiter ein - Weisen Sie eine oder mehrere Personen als Ansprechpartner für den Tag des Festivals zu, wenn etwas schief geht oder wenn Freiwillige Fragen haben. Verteilen Sie ihre Handynummern unter Freiwilligen.
  • Planen Sie für die Bereinigung - Vergessen Sie nicht, was nach dem Schließen Ihres Festivals passiert, und sichern Sie die notwendigen Gegenstände, damit die Aufräumarbeiten für Ihre Freiwilligen zum Kinderspiel werden.
  • Überprüfen Sie die Details - Sie sagen, der Teufel steckt im Detail. Hast du an all deine gedacht? Haben Sie genug Tickets, Armbänder, Token, Kleingeld? Was passiert, wenn Freiwillige nicht rechtzeitig (oder überhaupt nicht) erscheinen?
  • Führen Sie einen Wettercheck durch - Besprechen Sie gegebenenfalls die Umsetzung des Regenplans.

Tag der Veranstaltung

  • Stellen Sie Stände oder Zelte auf - Bei großen Festivals müssen Sie dies möglicherweise mindestens ein oder zwei Tage im Voraus tun. Für kleinere Veranstaltungen sollten einige Stunden vor Beginn des Festivals ausreichen.
  • Parkschilder aufstellen - Stellen Sie sicher, dass klar ist, wohin der Autoverkehr fließen soll, damit die Straßen in der Nähe nicht verstopfen.
  • Stationssicherheitsbeauftragte - Wenn Sie Sicherheitsbeauftragte einsetzen, stationieren Sie diese an strategischen Orten während des Festivals und besprechen Sie, wie das Protokoll für Fehlverhalten lautet.
  • Verkäufer bezahlen - Wenn Sie dies nicht im Voraus getan haben, stellen Sie sicher, dass Sie Vorkehrungen getroffen haben, um sich mit Anbietern oder Animateuren abzustimmen, die noch bezahlt werden müssen.
  • Freiwillige einchecken - Füllen Sie alle Lücken in Ihrem Plan aus, nachdem die Freiwilligen eingetroffen sind und einchecken. Benötigen Sie wirklich drei Personen am Dunk-Tank oder können Sie eine weitere Person zum Ticketschalter bringen?
  • Bleib ruhig - Begrüßen Sie die Festivalbesucher mit einem Lächeln und behalten Sie alles im Blick. Auch wenn nicht alles nach Plan läuft, rollen Sie mit den Schlägen und denken Sie daran, dass Sie den Menschen eine lustige Zeit mit Familie und Freunden geben. Das ist es wert zu feiern!

Nach dem Festival

  • Vielen Dank an die Freiwilligen - Haben Sie eine Station mit Geschenktüten für Freiwillige beim Verlassen oder eine andere kleine Dankbarkeit. Ziehen Sie zu einem späteren Zeitpunkt eine spezielle Veranstaltung zur Anerkennung von Freiwilligen für eine Großveranstaltung in Betracht. Tipp Genie : Probiere diese 50 kostengünstige Ideen und Geschenke zur Anerkennung von Freiwilligen .
  • Erstellen Sie einen Abschlussbericht - Zählen Sie Ihre Ausgaben und wie viel Geld Sie für Ihre Sache gesammelt haben. Verwenden Sie diese Imbissbuden, um Ihre nächste Veranstaltung zu planen.
  • Vielen Dank an die Sponsoren - Schreiben und senden Sie Notizen an Sponsoren und andere Veranstaltungsspender. Verwenden Sie Informationen aus Ihrem Abschlussbericht, um ihnen zu zeigen, wie ihre Schirmherrschaft einen Unterschied gemacht hat.

Sobald sich der Staub gelegt hat, können Sie mit der Planung für das Festival im nächsten Jahr beginnen!



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Sarah Pryor ist Journalistin, Ehefrau, Mutter und Auburn-Fußballfan und lebt in Charlotte, NC.


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