Haupt Gemeinnützige Organisationen Checkliste für die Planung von Spendenaktionen

Checkliste für die Planung von Spendenaktionen

Fundraising-Veranstaltungen können viel Geld für Ihr Unternehmen einbringen, wenn sie gut geplant und durchgeführt werden. Sie können jedoch auch zeitaufwändig und teuer sein. Der Schlüssel ist die strategische Planung und die klare Festlegung Ihres Budgets, Zwecks und Ihrer Ziele im Voraus. Nachdem Sie ein Datum ausgewählt und einen Masterplan für Ihre Veranstaltung erstellt haben, können Sie eine Zeitleiste und eine Checkliste erstellen, damit Sie auf dem richtigen Weg bleiben. Viel Glück und hab Spaß!

Sechs Monate (oder länger)

  • Zweck definieren - Bevor Sie mit der Planung beginnen, legen Sie den Zweck Ihrer Veranstaltung fest. Ist es für das Sammeln von Spenden oder geht es auch darum, Spender über Ihre Organisation aufzuklären? Mehrere Ziele sind in Ordnung, aber es ist am besten, einen Hauptzweck zu haben, der das Ereignis bestimmt. Denken Sie beim Planen an Ihre Haupt- und Nebenziele, damit Sie sich auf das Gesamtbild konzentrieren können.
  • Ziele setzen und Ziele - Legen Sie die spezifischen Ziele für Ihre Spendenaktion fest. Wie viel Geld versuchst du zu sammeln? Ist es für einen Bereich oder mehrere Bereiche Ihrer gemeinnützigen Organisation, Ihres Unternehmens oder Ihrer Gruppe? Denken Sie bei der Festlegung Ihres Budgets an Ihr Spendenziel.
  • Delegieren - Größere Organisationen haben möglicherweise eine ganze Veranstaltungsplanungsabteilung, was ein Geschenk ist. Wenn dies der Fall ist, geben Sie dem Team einen klaren Überblick über die Ziele und Ihr Budget und lassen Sie es die Hauptplanung durchführen. Für den Rest von uns braucht es ein Dorf - oder zumindest ein wirklich effizientes Komitee. Lassen Sie Ihren leitenden Veranstaltungsplaner oder Entwicklungsleiter ein Komitee einstellen, das die verschiedenen Aspekte der Spendenaktion überwacht. Die Veranstaltung wird viel reibungsloser verlaufen, wenn klare Rollen, Ziele und Erwartungen vorliegen.
  • Richten Sie sich an Ihre Zielgruppe - Um festzustellen, an wen Sie Tickets einladen und / oder verkaufen, überlegen Sie, wer Ihre Zielgruppe ist und ob die Veranstaltung familienfreundlich ist. Dies hilft Ihnen dabei, Ihr Thema, Ihr Essen und Ihre Aktivitäten zu bestimmen. Wenn Sie Ihr gesamtes Spenderportfolio einladen - ob es sich um 100 oder 1.000 Personen handelt - sollten Sie außerdem überlegen, ob Sie sie bitten möchten, Freunde einzuladen.
  • Schätzung der Teilnahme - Schätzen Sie anhand der Anzahl der eingeladenen Personen und Ihrer Kenntnisse über Ihre Spenderbasis, wie viele Personen Ihrer Meinung nach kommen werden. Dies bestimmt die Ticketpreise und die Größe des Veranstaltungsortes, den Sie suchen müssen. Dies ist natürlich leichter abzuschätzen, wenn es sich um eine jährliche Veranstaltung handelt.
  • Legen Sie ein Budget fest - Skizzieren Sie ein realistisches Budget und arbeiten Sie innerhalb dieser Parameter. Wenn es sich um ein erstmaliges Ereignis handelt, müssen Sie einige fundierte Vermutungen anstellen. Sprechen Sie mit anderen Organisationen ähnlicher Größe, die ähnliche Veranstaltungen durchgeführt haben, und prüfen Sie, ob sie Vorschläge zur Budgetierung haben. Berücksichtigen Sie die Kosten für Veranstaltungsort, Essen, Rednergebühren / Reise / Unterkunft, Band / DJ, Blumen, Dekor und Gefälligkeiten.
  • Kosten pro Ticket festlegen - Bestimmen Sie, was Sie pro Ticket verdienen möchten, um die Kosten pro Ticket zu bestimmen und wie viele Tickets Sie verkaufen müssen. Einige Veranstaltungen haben auch mehrere Ticketstufen und Einstiegspunkte, z. B. ein Dinner-Ticket oder Getränke und ein After-Party-Ticket. Sie können auch VIP-Tickets mit besonderen Vorteilen wie Parkservice und Priority-Sitzplätzen verkaufen.
  • Finden und buchen Sie einen Veranstaltungsort - Nachdem Sie die Größe und den Umfang Ihrer Veranstaltung festgelegt haben, suchen Sie sich einen Veranstaltungsort, der Ihrem Budget entspricht und dazu beiträgt, die gewünschte Atmosphäre bei Ihrer Spendenaktion zu schaffen. Buchen Sie es rechtzeitig und zahlen Sie alle erforderlichen Einzahlungen. Wenn Ihre Veranstaltung im Freien stattfindet, sollten Sie nachforschen, ob Sie Genehmigungen für Zelte, Tiere, Geräusche, Beleuchtung, Feuerwerk usw. benötigen.
  • Details mitteilen - Informieren Sie alle geeigneten Personen intern und extern über Ihre Spendenaktion. Ihre Schule, gemeinnützige Organisation oder Organisation möchte die Spendenaktion in den Hauptkalender aufnehmen und dann einen Zeitpunkt festlegen, zu dem Spender eingeladen und die Öffentlichkeit benachrichtigt werden sollen.
  • Rekrutieren Sie Unternehmenssponsoring - Bei vielen Spendenaktionen sind Unternehmenspartner beteiligt, die einen Tisch sponsern oder einen bestimmten Teil der Veranstaltung übernehmen. Die Bildung dieser Partnerschaften wirkt sich direkt auf Ihr Budget aus und darauf, wie viel Sie in anderen kostspieligen Bereichen wie Lebensmitteln ausgeben können. Entscheiden Sie vor der Einstellung, wie Sie Sponsoren erkennen. In Programmen? Von der Bühne? Auf Schildern?
  • Wähle ein Thema - Bestimmen Sie den Ton und das Thema für Ihre Spendenaktion. Einige Veranstaltungen sind formell und andere ungezwungen. Diese Faktoren bestimmen, wie Sie planen und dekorieren. Es macht Spaß, Themenveranstaltungen zu planen und daran teilzunehmen, aber nicht jede Veranstaltung muss eine haben. Manchmal ist es am besten, es einfach zu halten und nicht jedes Jahr die Themen zu wechseln. Durch die Ausrichtung der 'X Annual Nonprofit Gala' verringern Sie den Planungsaufwand für Ihre Mitarbeiter und Freiwilligen sowie die Ausgaben für neues Dekor und neue Grafiken. Genialer Tipp: Probieren Sie eines davon aus 30 Themen für Spendenaktionen .
  • Branding bestimmen - Entwickeln Sie eine entsprechende Grafik für Ihre Veranstaltung, um sie zu bewerben, oder entscheiden Sie, ob Sie das Logo Ihrer gemeinnützigen Organisation verwenden. Wenn ja, bleiben Sie mit Ihrem Branding konsistent und fügen Sie ein Element von visuellem Interesse hinzu.
  • Buchen Sie jede Sicherheit - Überlegen Sie, ob Sie bei Ihrer Veranstaltung Sicherheitsbeauftragte benötigen, und arbeiten Sie diese gegebenenfalls in Ihr Budget ein.
  • Anbieter und Unterhaltung unterzeichnen - Identifizieren und buchen Sie Ihren Sprecher, Ihre Band / Ihren DJ, Ihre Unterhaltung, Ihren Fotografen / Videografen und Ihren Caterer (falls einer nicht mit dem Veranstaltungsort kommt). Sobald die Anbieter ihre Teilnahme bestätigt haben, lassen Sie ein Komiteemitglied oder Ihre Veranstaltungsabteilung mit ihnen an den erforderlichen Reisevorbereitungen arbeiten. Kommunizieren Sie Ihre Ziele und Erwartungen für die Veranstaltung und für den Redner oder Entertainer. Unterzeichnen Sie alle erforderlichen Verträge und zahlen Sie alle erforderlichen Einzahlungen.

Drei Monate später

  • Parken planen - Überlegen Sie, wo Personen parken und ob Sie freiwillige Parkwächter einstellen oder einstellen müssen. Es ist oft hilfreich, eine Parkkarte auf Ihrer Website zur Verfügung zu haben und diese Informationen vor der Spendenaktion zu senden. Wenn es sich um eine formelle Veranstaltung handelt, sollten Sie einen Parkservice zur Verfügung stellen. Tipp Genie :: Fügen Sie Ihren Anmeldungen Anhänge hinzu um die Veranstaltungsdetails für die Teilnehmer zu vereinfachen.
  • Einrichtungen nicht vergessen - Es ist nicht die glamouröseste Sache, über die Sie nachdenken sollten, aber stellen Sie sicher, dass Sie die Anzahl der Toiletten Ihres Veranstaltungsortes im Verhältnis zur Anzahl der Teilnehmer strategisch festlegen. Möglicherweise müssen Sie tragbare Töpfchen mitbringen.
  • Erstellen Sie einen Plan B. - Wenn Ihre Veranstaltung draußen stattfindet, haben Sie einen Plan B für Regen, egal ob es sich um ein Zelt oder einen alternativen Veranstaltungsort handelt.
  • Blumen bestellen - Wenn Sie Blumen auf Ihrer Veranstaltung haben möchten, entscheiden Sie, welche Blumen Sie möchten, und geben Sie die Bestellung auf. Verwenden Sie Blumen, die zum Zeitpunkt der Veranstaltung in der Saison sind, um Geld zu sparen. Grün ist auch eine budgetfreundliche Option.
  • Planen Sie das Menü - Schließen Sie Ihr Menü mit dem Caterer ab. Wenn Sie Menüs für Tabellen drucken möchten, legen Sie ein Layout und eine Schriftart fest. Drucken Sie sie jetzt aus oder legen Sie eine Erinnerung fest, um sie einen Monat lang auszudrucken.
  • Werben - Drei bis vier Monate sind der beste Zeitpunkt, um für Ihre Veranstaltung zu werben, um sicherzustellen, dass sie in die Kalender der Teilnehmer aufgenommen wird. Sie können Informationen in sozialen Medien über E-Mail-Newsletter und / oder zum Speichern des Datums austauschen - entweder per Post oder als digitale Einladung.
  • Online-Registrierung einrichten - Erstelle ein Onlineanmeldung Wenn möglich, können Sie Ihre RSVPs und Zahlungen in einem System optimieren.
  • Überprüfen Sie die Teilnehmer - Haben Sie ein System, in dem Sie aufzeichnen können, wer anwesend ist und ob er bezahlt hat. Entscheiden Sie, ob Sie Tickets verschicken oder per E-Mail versenden. Überlegen Sie auch, was Sie tun werden, wenn Personen, die nicht auf der RSVP-Liste stehen, in der Nacht der Veranstaltung erscheinen. Tipp Genie : Laden Sie Veranstaltungsinformationen mit DesktopLinuxAtHome herunter Benutzerdefinierte Berichterstellung .
  • Ziel lädt ein - Richten Sie Ihre Werbung auf Ihre Zielgruppe aus. Was für Millennials funktioniert, ist nicht der gleiche Ansatz wie bei Babyboomern. Unabhängig von Ihrem Publikum müssen Sie die Leute davon überzeugen, dass die Veranstaltung ihre Zeit und ihr Geld wert ist.
  • Laden Sie Großspender ein - Laden Sie Ihre Hauptspender persönlich ein. Ernennen Sie einen Entwicklungsbeauftragten oder einen anderen Mitarbeiter, der Spender anruft und zur Teilnahme an der Veranstaltung einlädt.
  • Touch Base mit Lautsprecher / Unterhaltung - Arbeiten Sie mit dem Sprecher oder Entertainer der Veranstaltung zusammen, um Ihre Erwartungen für den Abend zu bestätigen.
  • Planen Sie Freiwillige - Berücksichtigen Sie je nach Größe und Umfang Ihrer Veranstaltung Freiwillige um Hilfe bitten sowohl vor als auch am Tag der Veranstaltung. Versehen Sie sie am Tag der Veranstaltung mit Namensschildern oder Hemden und Essen.

Ein Monat später

  • Agenda bestätigen - Finalisieren Sie die Agenda / den Zeitplan mit allen wichtigen Akteuren. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer / Darsteller / Moderatoren den Zeitplan und die Erwartungen kennen. Stellen Sie ihnen bei Fragen einen Ansprechpartner zur Verfügung.
  • Einladungen verschicken - Senden Sie formelle Einladungen vier bis sechs Wochen vor der Veranstaltung per E-Mail und stellen Sie sicher, dass Sie einen Weg zum RSVP mit einer Frist von zwei Wochen vor der Veranstaltung angeben, damit Sie eine gute Vorstellung von den Zahlen haben.
  • Umgebungsmusik planen - Entscheiden Sie sich für Hintergrundmusik, wenn eine Band oder ein DJ dies für Ihre Veranstaltung nicht behandelt.
  • Patenschaften bestätigen - Bestätigen Sie alle Ihre geschäftlichen und privaten Patenschaften und teilen Sie ihnen mit, wie sie anerkannt werden.

Zwei Wochen später

  • Zahlungen organisieren - Planen Sie Zahlungsmethoden für Anbieter, Darsteller, Fotografen und Servicepersonal.
  • RSVPs bestätigen - Überprüfen Sie die Besucherzahlen mit dem Veranstaltungsort und dem Caterer, um sicherzustellen, dass Sie genügend Tische, Stühle und Essen haben. Erwarten Sie, dass einige Leute nicht auftauchen und andere ohne RSVPing kommen. Es gleicht sich normalerweise aus, aber es ist immer ratsam, zusätzliche Stühle und ein paar zusätzliche Gedecke zu haben.
  • Pläne abschließen - Treffen Sie sich mit Ihrem Teamleiter oder den Vorsitzenden des Komitees, um jeden Bereich der Veranstaltungszeitleiste erneut zu besuchen. Dies ist eine gute Gelegenheit, Lücken zu schließen und sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind. Stellen Sie sicher, dass Sie die erforderlichen Sicherungspläne entwickeln.
  • Planen Sie die endgültige Kommunikation - Treffen Sie sich mit der Band, dem Moderator, der Unterhaltung und den Freiwilligen, um ihnen Karten und eine aktualisierte Zeitleiste für die Nacht zu geben.
  • Gästeliste und Namensschilder drucken - Bestätigen und drucken Sie die Gästeliste und die Namensschilder. Halten Sie leere Namensschilder für Last-Minute-Gäste oder fehlende Namensschilder bereit.
  • Sitzplatz abschließen - Wenn Sie Sitzplätze zugewiesen haben, bestätigen Sie die Tischanordnung und den Sitzplan.
  • Planen Sie die Bereinigung - Erstellen Sie einen Aufräumplan und teilen Sie ihn Ihrem Team mit, damit es weiß, was zu tun ist, wenn die Veranstaltung beendet ist. Klären Sie, was der Veranstaltungsort tun wird und wofür Ihr Team verantwortlich ist.

Der Tag davor

  • Konfiguration - Wenn möglich, richten Sie den Veranstaltungsort am Vortag (oder am Veranstaltungstag am frühen Morgen) ein. Stellen Sie sicher, dass alle Schilder angebracht sind, Tabellen vorhanden sind und der Registrierungsbereich Namensschilder, Registrierungsliste, Stifte und Papier enthält.
  • Mach einen Übungslauf - Wenn es sich um eine große oder komplizierte Veranstaltung mit vielen beweglichen Teilen handelt, sollten Sie einen Übungslauf durchführen, um sicherzustellen, dass Sie wissen, wo alles eingerichtet wird und welche Personen wo und wann sein müssen.
  • Bestätigen Sie alle Details - Der Vortag ist fast so wichtig wie der Veranstaltungstag. Bestätigen Sie alle wichtigen und kleinen Details, die für die Veranstaltung wichtig sind, wie Blumen- / Dekorlieferung, Essensbestellung, Zeitplan und Gastrednerreise.
  • Überprüfen Sie das Wetter - Wenn es nach Regen aussieht, implementieren Sie Plan B für Veranstaltungen im Freien und halten Sie Regenschirme und Parkwächter für Veranstaltungen im Innenbereich bereit. Auch wenn Regen niemanden verletzt, neigen Menschen dazu, Ereignisse bei schlechtem Wetter abzulehnen.

Veranstaltungstag

  • Beenden Sie die Einrichtung - Richten Sie alles ein, was Sie am Tag zuvor nicht konnten.
  • Kommunizieren - Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter, Freiwilligen und Verkäufer Kopien des Zeitplans, der Anweisungen und der Kontakttelefonnummern haben, wenn sie jemanden erreichen müssen.
  • Abrechnen - Bezahlen Sie die Anbieter und bedanken Sie sich bei ihnen.
  • Parkschilder ausstellen - Bringen Sie bei Bedarf Parkschilder an, die die Gäste anweisen, wo sie parken sollen. Blockieren Sie Bereiche, in denen Personen nicht parken sollten, und versuchen Sie dies möglicherweise.
  • Führen Sie einen Freiwilligen-Check durch - Wenden Sie sich an Freiwillige, um sicherzustellen, dass sie alles haben, was sie brauchen.
  • Begrüßen Sie uns herzlich - Egal, was sich hinter den Kulissen abspielt, begrüßen Sie die Gäste mit einem Lächeln und lassen Sie sie wissen, dass Sie froh sind, dass sie gekommen sind.

Nach dem Ereignis

  • Schreiben Sie Dankesnotizen - Bedanken Sie sich nach der Veranstaltung bei Ihren Teilnehmern, Sponsoren, Spendern und Freiwilligen. Eine Notiz oder ein Anruf ist ein langer Weg, da die Leute ihre Zeit, Energie und ihr Geld aufgewendet haben, um Ihre Veranstaltung zum Erfolg zu führen. Wenn sich Menschen geschätzt fühlen, ist es viel wahrscheinlicher, dass sie wieder teilnehmen. Nutzen Sie die Gelegenheit, um sie daran zu erinnern, wozu ihre Unterstützung beigetragen hat.
  • Führen Sie eine vollständige Analyse durch - Analysieren Sie Ihre Kosten, Einnahmen und die geschätzte Zeit, die für die Veranstaltung aufgewendet wurde, um festzustellen, wie viel Geld Sie für Ihre Sache gesammelt haben und wie viel Zeit Sie, Ihre Mitarbeiter und Freiwilligen dafür aufgewendet haben. Verwenden Sie diese Informationen, um zu entscheiden, wie Sie in Zukunft mit einem ähnlichen Ereignis fortfahren möchten.

Die Planung einer Spendenaktion kann ein reibungsloser Prozess mit einem gut umrissenen Plan und einem großartigen Team sein. Denken Sie daran, sich während des gesamten Prozesses auf das Gesamtbild zu konzentrieren und Ihre Zeit und Kosten zu überwachen, um Ihre Spendenaktionen zu maximieren.



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Andrea Johnson ist eine gebürtige Texanerin, die jetzt mit ihrem Ehemann und zwei Töchtern in Charlotte, NC, lebt. Sie liebt Laufen, Fotografieren und gute Schokolade.


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