Haupt Gemeinnützige Organisationen So schreiben Sie einen Sponsoring-Vorschlag für eine erfolgreiche Veranstaltung

So schreiben Sie einen Sponsoring-Vorschlag für eine erfolgreiche Veranstaltung


Viele gemeinnützige Organisationen veranstalten jährliche Veranstaltungen, um Spenden und Bewusstsein für ihre Sache zu schaffen. Diese Veranstaltungen bieten wertvolle Möglichkeiten, um eine Einheit mit Freiwilligen und Spendern zu schaffen. Inmitten der Pandemie haben gemeinnützige Organisationen Wege gefunden, erfolgreiche virtuelle Veranstaltungen abzuhalten, um ihre weltverändernde Arbeit zu unterstützen. Unabhängig davon, ob Ihre Veranstaltung persönlich oder online stattfindet, sind Unternehmenssponsoring eine großartige Möglichkeit, Kosten auszugleichen und wichtige Mittel für Ihre gemeinnützige Organisation zu sammeln.

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Wie finden Sie Firmensponsoren? Der Schlüssel besteht darin, einen soliden Sponsoring-Vorschlag zu verfassen und ihn dann an die richtige Person zu senden. Im Folgenden finden Sie einige Tipps zum Verfassen eines überzeugenden Sponsoring-Vorschlags.

So bereiten Sie Ihren Vorschlag vor

  • Zweck - Beschreiben Sie zunächst den Zweck und die Hauptziele der Veranstaltung, damit Sie einen klaren Plan haben, bevor Sie Partnerschaften eingehen. Arbeiten Sie mit Ihren Entwicklungs- und Marketingteams zusammen, um sicherzustellen, dass sich alle über den Zweck und die Hauptziele der Veranstaltung einig sind.
  • Kosten ermitteln - Als nächstes müssen Sie abschätzen, wie viel es kosten wird, Ihre Veranstaltung abzuhalten. Berücksichtigen Sie neben der Berücksichtigung der Kosten auch alle administrativen Arbeiten und Planungen, die für die Veranstaltung erforderlich sind. Sobald Sie einen Kostenvoranschlag haben, können Sie entscheiden, wie viel Sie erhöhen müssen und welche Sponsoring-Level Sie benötigen, um zu erhalten.
  • Corporate Sponsor Levels - Entscheiden Sie, wie viele Sponsoren Sie benötigen und / oder wie viel Sponsoring Sie sammeln müssen. Angenommen, Sie benötigen 15.000 US-Dollar an Unternehmenssponsoring. Abhängig von der Größe der Organisationen, die Sie verfolgen möchten, teilen Sie die Kostenoptionen in folgende Bereiche auf:
    • 4 Partner zu 500 US-Dollar
    • 4 Partner bei $ 1K
    • 2 Partner bei $ 2K
    • 1 Partner bei $ 5K
    Dies kann in eine Vielzahl verschiedener Optionen und Ebenen eingearbeitet werden. Überlegen Sie also, welche Mischung für Ihre gemeinnützige Organisation am besten geeignet ist und welche Ebenen Ihrer Meinung nach bei der Suche nach Unternehmenssponsoren erreichbar sind.
  • Sponsor Vorteile - Überlegen Sie sich alle Sponsoren-Vorteilspakete, die Sie anbieten können, und skizzieren Sie klar, wie das Unternehmen hervorgehoben wird und was die verschiedenen Sponsoring-Ebenen bieten. Beispiele:
  • Zeichen - Wenn sich das Firmenlogo / der Firmenname auf einem Schild befindet, notieren Sie sich die Größe des Schilds und den Ort, an dem es sich befindet, sowie die Online-Sichtbarkeit.
  • Drucksachen - Erwähnen Sie alle gedruckten Materialien, deren Name verwendet wird, sowie die digitale Erkennung, sei es auf Ihrer Website oder in sozialen Medien.
  • Tischsponsoren - Wenn das Unternehmen ein Tischsponsor ist, geben Sie an, ob das Unternehmen nur am Tisch präsent sein wird oder ob sein Name an anderer Stelle gedruckt oder von der Bühne aus angekündigt wird.
  • Virtuelle Sichtbarkeit Zu den wichtigsten Sponsorenvorteilen bei Online-Veranstaltungen gehört die Möglichkeit, eine Video-Begrüßung oder ein Werbevideo sowie die Sichtbarkeit auf Ihrer Website und in den Social Media-Kanälen zu teilen.
    Wenn Sie Optionen skizzieren, stellen Sie sicher, dass das Unternehmen alle Vorteile des Sponsorings kennt, und vermeiden Sie Überraschungen für jeden von Ihnen am Tag der Veranstaltung. Wenn Sie alle Vorteile des Sponsorings klar darlegen, zeigt dies Nachdenklichkeit und Weitsicht seitens der gemeinnützigen Organisation.

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Was soll in den Vorschlag aufgenommen werden?

  • Einschlag - Bei jedem Vorschlag oder Bericht möchten Sie sich zunächst auf die Auswirkungen konzentrieren. Wie wird Ihre Veranstaltung einen Unterschied machen und wie werden Sie Ihren Begünstigten helfen? Wie hilft eine erfolgreiche Veranstaltung dem gemeinnützigen Verein, seine Ziele zu erreichen? Geben Sie eine kurze Beschreibung der vorgeschlagenen Auswirkungen der durch die Veranstaltung gesammelten Mittel und halten Sie auf Anfrage eine aussagekräftigere Antwort bereit. Teilen Sie mit, wie vergangene Spendenaktionen Ihrer gemeinnützigen Organisation geholfen haben, und heben Sie hervor, wie frühere Unternehmenssponsoren von der Unterstützung Ihrer Veranstaltungen profitiert haben, und geben Sie nach Möglichkeit einige Beispiele an.
  • Nennen Sie mögliche Partnerschaftsvorteile - Appell an gemeinsame Werte und die Möglichkeit einer Partnerschaft, um Ihren Begünstigten bestmöglich zu dienen. Machen Sie die Liste so persönlich wie möglich. Sie werden auch ansprechen wollen: Was macht es ihre Zeit und ihr Geld wert, außer reinem Altruismus? Wird es helfen, ihre Mitarbeiter zu inspirieren? Wird es gut aussehen, wenn ihr Name mit Ihrer gemeinnützigen Organisation in Verbindung gebracht wird? Steigert es möglicherweise den Umsatz? Führen Sie alle diese zutreffenden Gründe so kurz wie möglich auf.
  • Eventbeschreibung - Geben Sie einen kurzen Überblick darüber, wie die Veranstaltung aussehen wird, einschließlich Datum und Uhrzeit, Veranstaltungsort, Programm und wann und wo die Namen der Sponsoren genannt werden. Zeigen Sie auf, wie besonders Ihre Veranstaltung und Ihre Mission sind und welche Investition sich lohnt.
    Laden Sie einen oder mehrere Vertreter des Unternehmens zur Teilnahme an der Veranstaltung ein. Dies ist eine großartige Gelegenheit für sie, mehr über Ihre gemeinnützige Organisation zu erfahren und potenzielle Begünstigte zu treffen. Wenn Sie Ihren Sponsoren von der Bühne aus danken möchten, informieren Sie sie vor der Veranstaltung.
  • Publikum - Beschreiben Sie die Zielgruppe der Veranstaltung. Sind sie Unterstützer der gemeinnützigen, prominenten Mitglieder der Gemeinde, Gemeindevorsteher, Freiwillige oder all der oben genannten? All dies sind gute Verkaufsargumente. Im Idealfall überschneidet sich Ihre Zielgruppe mit der Zielgruppe des Unternehmens, und der Austausch relevanter Informationen über den Hintergrund der anwesenden Personen kann ein Verkaufsargument für Sponsoring sein.
    Für einige Sponsoren ist es genauso wichtig zu wissen, wer teilnehmen wird, wie wer von der Veranstaltung profitieren wird. Sie müssen wissen, welche Gäste ihren Namen im Zusammenhang mit der Veranstaltung sehen.
  • Angebotsübersicht - Halten Sie den Vorschlag kurz und konzentrieren Sie sich darauf, wie Sponsoring dem Unternehmen helfen kann, seine Ziele zu erreichen:
  • Zweck - Beschreiben Sie den Hauptzweck der Veranstaltung, einschließlich einer klaren Beschreibung Ihrer Mission und warum Sie Spenden sammeln.
  • Begünstigte - Wer wird von den eingeworbenen Mitteln profitieren und wie werden sie davon profitieren?
  • Einschlag - Wie werden die Begünstigten durch die eingeworbenen Mittel positiv beeinflusst?
  • Ziele - Umreißen Sie klare Ziele und Vorgaben für die Veranstaltung.
  • Kosten - Geben Sie eine geschätzte Kostenaufschlüsselung an.
  • Firmensponsoren - Teilen Sie mit, wie das Unternehmen durch Sponsoring Ihrer Veranstaltung zum Kostenausgleich beitragen kann.
  • Tonhöhe - Bitten Sie sie, über Sponsoring auf einer bestimmten Spendenebene nachzudenken, oder überlegen Sie, auf welcher Ebene sie mit Ihnen zusammenarbeiten möchten.
  • Zeitleiste - Lassen Sie sie wissen, wann die Veranstaltung stattfindet, wann alle Patenschaften gesichert werden müssen und bis zu welchem ​​Datum Sie eine Rückmeldung von ihnen benötigen.
  • Kontakt Informationen - Geben Sie Kontaktinformationen an, damit sie Fragen beantworten und sie wissen lassen können, dass Sie bis zu einem bestimmten Datum nachverfolgen werden.
Freiwillige helfen bei der Anwerbung der beteiligten Rekruten Freiwillige, die sich freiwillig bedanken, danken Dankbarkeit, gemeinnütziges grünes Anmeldeformular

So planen Sie Sponsor Outreach

  • Bestimmen Sie, wen Sie verfolgen möchten - Die Entscheidung, welche Unternehmenssponsoren verfolgt werden sollen, ist ebenso wichtig wie die Art und Weise, wie Sie den Vorschlag verfassen. Ihr Ziel ist es, Unternehmen mit ähnlichen Interessen oder Leidenschaften in Ihrer Nähe zu recherchieren und zu finden. Wenn Sie beispielsweise Geld für einen Robotikwettbewerb oder neue Computer für eine Schule sammeln, sollten Sie sich an ein lokales Ingenieurbüro wenden. Es ist nicht nur sozial verantwortlich für sie, der Gemeinschaft etwas zurückzugeben, sondern sie könnten auch zukünftige Mitarbeiter ausstatten.
    Einige Organisationen möchten wissen, wer die Veranstaltung noch sponsert, sei es für den Status oder für den Wettbewerb. Es könnte für sie gut aussehen, Ihre Veranstaltung gemeinsam mit einem anderen Unternehmen in der Stadt zu sponsern, oder sie möchten möglicherweise nicht von einem Konkurrenten übertroffen werden. Behalten Sie all diese Dynamiken im Hinterkopf, wenn Sie Unternehmen in Ihrer Gemeinde verfolgen.
    Informieren Sie sich darüber, welche Unternehmen in der Vergangenheit ähnliche Veranstaltungen gesponsert haben, und finden Sie den richtigen Entscheidungsträger in der Organisation, um Ihren Vorschlag einzureichen.
  • Corporate Giving-Programme - Erforschen Sie große Unternehmen nach Finanzierungsmöglichkeiten durch ihre Spendenprogramme. Sie müssen sich speziell die Richtlinien ansehen, die normalerweise auf der Website aufgeführt sind. Befolgen Sie das Protokoll genau oder Ihre Anwendung könnte gelöscht werden. Bei großen Unternehmen ist es hilfreich, wenn Sie dort einen Kontakt haben oder einen Kontakt herstellen können, um Ihren Vorschlag zu unterstützen.
  • Kleinere Unternehmen und Gemeinschaftsunternehmen - Viele Unternehmen möchten oder müssen jährlich Geld für die Gemeinde oder für eine Leidenschaft geben. Dies hilft ihnen, mit der Community in Kontakt zu treten, und zeigt Kunden, dass ihnen mehr als nur ein Gewinn am Herzen liegt. Machen Sie Ihre Recherchen, um festzustellen, ob Unternehmen in Ihrer Nähe Interessen haben, die mit Ihrer Sache übereinstimmen. Fragen Sie dann, ob Sie telefonisch oder persönlich ein Treffen mit einem Vertreter des Unternehmens vereinbaren können, um Ihren Vorschlag mitzuteilen.

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Schließen Sie den Vorschlag ab

  • Letzte Tipps - Korrekturlesen! Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung sind wichtig. Wenn Ihr Vorschlag schlecht geschrieben ist, schafft er kein Vertrauen in die Professionalität oder Kompetenz Ihrer gemeinnützigen Organisation. Stellen Sie sicher, dass der von Ihnen eingereichte Vorschlag präzise, ​​überzeugend und gut geschrieben ist.
  • Üben, üben - Bevor Sie sich an Unternehmen wenden, teilen Sie Ihren Vorschlag einem Freund mit, dem Sie vertrauen, um konstruktives Feedback zu geben. Sie können auch fragen, ob sie Zeit haben, die Rolle Ihres potenziellen Sponsors in einer Scheinpräsentation zu spielen. Wenn Sie Ihrem Pitch einen Probelauf geben, stärken Sie Ihr Selbstvertrauen, wenn das Meeting zählt.
  • Nachverfolgen - Bedanken Sie sich nach Ihrer Veranstaltung bei den Sponsoren und freuen Sie sich über ihre Unterstützung für Ihre Sache. Teilen Sie außerdem einen Zeitplan mit, wann Finanzmittel benötigt werden und wann Sie über die Auswirkungen des Ereignisses berichten werden. Wenn etwas schlecht gelaufen ist, besitzen Sie es und lassen Sie sie wissen, welche Änderungen Sie in Zukunft vornehmen werden. Seien Sie bereit, Fehler zuzugeben, sich bei Bedarf zu entschuldigen und daraus zu lernen. Fehler sind immer eine Gelegenheit zum Lernen und zum Wachstum.

Denken Sie schließlich daran, dass sich die Größe Ihrer gemeinnützigen Organisation und die Größe der Veranstaltung auf die Art der Sponsoren auswirken, die Sie verfolgen. Ein United Way-Bankett wird ganz anders aussehen als eine Spendenaktion für eine lokale Schule. Unabhängig von der Größe sollten Sie jedoch Unternehmenspartner finden, die das Potenzial haben, dauerhafte Beziehungen aufzubauen. Wenn Sie ein echtes Gefühl der Gegenseitigkeit zwischen gemeinnützigen Organisationen und Unternehmen entwickeln können, können Sie die Gemeinschaft gemeinsam beeinflussen und jeder gewinnt.

Andrea Johnson ist eine gebürtige Texanerin, die jetzt mit ihrem Ehemann und zwei Töchtern in Charlotte, NC, lebt. Sie hat mehr als 15 Jahre Erfahrung in Marketing und Entwicklung für große und kleine gemeinnützige Organisationen. In ihrer Freizeit liebt sie Laufen, Fotografieren und gute Schokolade.


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