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Projektmanagement-Tipps für den Arbeitsplatz

Foto des sauberen Arbeitsbereichs mit Laptop neben leerem Stück Papier
Vage Vorschläge wie vorausschauendes Planen und intelligentes Arbeiten an Projekten bieten häufig keine detaillierten Ratschläge zur Steigerung der Effizienz. Darüber hinaus werden Aspekte wie Teamarbeit, Arbeitsumgebung und Arbeitsmoral manchmal aus dem Gespräch über Produktivität und Projektmanagement herausgenommen.

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Praktische Projektmanagement-Ideen

Diese Ideen sind einfach und leicht umzusetzen, wenn die Produktivität gesteigert wird.

  • Nehmen Sie eine Klasse - Um die Kunst des Projektmanagements zu erlernen, finden Sie einen Online-Kurs oder ein hilfreiches YouTube-Video, in dem die Grundlagen vermittelt werden. Die Zeit, die Sie in das Lernen investieren, wirkt sich wahrscheinlich auf Ihre Effizienz aus.
  • Finden Sie den richtigen Software-Service - Suche Capterra um die Software zu finden, die zu Ihrem Projekt passt. Wenn eine vollständige Organisation dieselbe Software verwendet, steigt die Produktivität aller. Einige unserer Favoriten sind Trello, Teamwork, Redbooth, AirTable und Basecamp.
  • Machen Sie eine Liste - Heutzutage gibt es so viele Möglichkeiten, einfache Listen zu erstellen. Von robusten Smartphone-Apps und elektronischen Tabellenkalkulationen bis hin zu klassischem Papier und Stift hilft Ihnen eine Liste dabei, das Durcheinander von Aufgaben aus Ihrem Kopf in einen Bereich zu bringen, in dem sie priorisiert werden können.
  • Vielfalt steigern - Unternehmen, die eine Vielzahl von Talenten einstellen, haben einen Wettbewerbsvorteil in Bezug auf die Produktivität. Stellen Sie Manager ein, versuchen Sie, Mitarbeiter zu gewinnen, die sich von anderen im Team unterscheiden, und bieten Sie eine neue Perspektive für Projekte.
  • Formulare verwenden - Wenn Sie eine gute Anzahl von E-Mails zu einem bestimmten Betreff erhalten, kann es hilfreich sein, ein Anforderungsformular mit Formstack oder Google Forms zu erstellen. Formulare sind vielseitig und so komplex, wie Sie sie benötigen. Sie sind ein fantastisches Werkzeug zur Optimierung des Projektmanagements.
  • Umarme einen Gantt - Gantt-Diagramme sind eine Grundvoraussetzung für das Projektmanagement und eignen sich gut für Personen, die visuell lernen oder mehrere Projekte gleichzeitig verfolgen müssen. Durchsuchen Sie das Internet nach Excel-Vorlagen oder suchen Sie eine App, die grundlegende Gantt-Diagramme erstellt.
  • Jobbeschreibungen erstellen - Wenn Sie ein komplexes, langfristiges Projekt haben, sollten Sie ein Organigramm speziell für das Projekt oder eine detaillierte Stellenbeschreibung für jedes Teammitglied, auch für Freiwillige, erstellen.
  • Zeitmessung - Nehmen Sie sich Zeit und erledigen Sie gleichzeitig gleichgesinnte Aufgaben.
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  • Zeiterfassung - Wenn Sie eine Lösung wie TimeTap verwenden, um die Zeit zu verfolgen, die Sie für bestimmte Projekte aufgewendet haben, wird Ihr Team darüber informiert, wie lange zukünftige Projekte dauern werden. Cassy Aite, Mitbegründerin und CEO von Hoppier, empfiehlt, die Zeit Ihres Teams religiös zu verfolgen. 'Obwohl es anscheinend nicht viel mit Projektmanagement zu tun hat, ist es tatsächlich entscheidend', erklärt Aite. Einen ganzen Monat lang verfolgten Aite und sein Team ihre Projektzeit während der Arbeit. Am Ende des Monats wussten sie ungefähr, wie viel Zeit für jede Aufgabe benötigt wurde, was es einfach machte, realistische Fristen für zukünftige Projekte festzulegen.
  • Verwenden Sie APIs - Add-Ons wie Zapier können Ihre Lieblings-Apps verbinden und die Gesamtproduktivität steigern. Spielen Sie mit den Tools, die Sie bereits verwenden, und lernen Sie Verknüpfungen für deren Integration.
  • Diktat - Wenn Sie während der Fahrt oder beim Multitasking Ideen bekommen, kann ein Diktiergerät, eine App zum Aufzeichnen von Sprachnotizen oder ein Smartphone mit dieser Funktion eine fantastische Investition sein. Rekorder eignen sich auch für schnelle Besprechungen, bei denen Sie anwesend sein möchten, anstatt sich Notizen zu machen.
  • Sichern Sie Ihre Arbeit - Diese Idee mag gewöhnlich erscheinen, aber jeden Tag verlieren Menschen ihre Daten bei einem Unfall. Erstellen Sie einen Prozess zum Sichern Ihrer Arbeit, während Sie unterwegs sind, oder investieren Sie in eine Sicherungsoption wie Box, Backblaze, Azure, Dropbox, Google Storage oder ein externes Festplattengerät.
  • Verfahren dokumentieren - Sean Clancy, SEO Director bei Edge Marketing, schlägt vor, Standardarbeitsanweisungen für alle Aufgaben zuzuweisen, um die Konsistenz auf allen Ebenen sicherzustellen. Mit Benchmark-Techniken können Sie Mitarbeiter, die zusätzliche Ermutigung oder Schulung benötigen, leicht identifizieren.
  • Notetaking App - Bewahren Sie alle Ihre Besprechungsnotizen mit einer einzigen App an einem Ort auf. Besser noch, machen Sie sie nach Schlüsselwörtern oder Tags durchsuchbar. Beispiele für Notetaking-Tools sind Evernote, One Note, Google Text & Tabellen und Bear. Sie sind nicht bereit, Ihre Notizen digital zu machen? Das ist okay! Versuchen Sie, ein Notizbuch auszuwählen, das einfach zu scannen ist, oder machen Sie Fotos von jeder Seite, wenn Sie fertig sind.

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Team-Tipps für das Projektmanagement

Teams sind das Lebenselixier des modernen Unternehmens. Oft teilen sich kollaborative Komitees und Abteilungen die Arbeit und verwalten Projekte gemeinsam. Diese Tipps richten sich an Teams, die zusammenarbeiten und Informationen austauschen.

  • Kommunikation - Vereinbaren Sie ein unternehmensweites Tool für die schnelle Kommunikation während des gesamten Arbeitstages. Während E-Mails bei der Kommunikation mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens hilfreich sein können, lohnt es sich, produktivere Lösungen zu finden, wenn Sie kurz mit Kollegen bei der Arbeit über Aufgaben kommunizieren. Erwägen Sie die Verwendung von Chat-Software wie Slack, Microsoft Teams, WhatsApp oder HipChat.
  • Weisen Sie einen einzelnen Projektbesitzer zu - Drew Mandish, Direktor für digitales Marketing bei ROI Amplified, weist darauf hin, wie ein einzelner Projektinhaber es einer Person ermöglicht, sicherzustellen, dass die Zeitpläne eingehalten und die Ergebnisse erbracht werden. Dieser Prozess verhindert, dass kleine Gegenstände durch die Risse fallen und größere Probleme verursachen.
  • Gehen Sie agil - Verwenden Sie eine agile Projektmanagementmethode, um die Produktivität Ihres Arbeitsplatzes zu steigern. Malte Scholz, CEO und Mitbegründer von Airfocus, nennt Agilität als einen seiner wichtigsten Tipps für das Projektmanagement, da sich sein Team so an Termine, Stakeholder und Ziele anpassen kann. Die agile Methode ist besonders in Technologieunternehmen wie Airfocus üblich, bei denen eine einzige Zustandsänderung Ihr gesamtes Projekt verändern kann. Recherchieren Sie nach Software wie Jira, Zoho Sprints, GitLab und Scrumwise, um Ihr Team in einen agilen Prozess zu versetzen.
  • Online-Zahlungen vereinfachen - Wenn Sie ein Einzelhandelsunternehmen, ein Haushaltsdienstleister oder eine spendenbasierte Organisation sind, sollten Sie eine hinzufügen Online-Zahlungsoption . Wenn Sie diese Option bereits haben, denken Sie über die Erfahrung Ihres Benutzers als Team nach und finden Sie Möglichkeiten, diese zu verbessern. Die Straffung dieses Aspekts eines Projekts erhöht die Produktivität, das Einkommen und verringert die Anzahl der Fragen.
  • Effizienz bewerten - Führen Sie von Zeit zu Zeit ein Audit durch, um die Produktivität des Unternehmens zu bewerten und Teamgewinne zu feiern.
  • Authentizität fördern - Authentizität ist die Praxis, Ihre Selbsterfahrung zu erkennen, wer Sie sind, und dann Ihr Verhalten entsprechend auszurichten. Mitarbeiter, die wirklich authentisch sind, erfahren mehr Zusammenhalt und Verbundenheit mit ihren Teams.

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Förderung einer produktiven Arbeitskultur

Fördern Sie ein emotional sicheres Umfeld, indem Sie eine gesunde Organisation schaffen, in der Projekte gedeihen. Modellieren Sie hohes Engagement und bauen Sie Vertrauen zu Ihren Mitarbeitern auf, indem Sie eine Kultur schaffen, in der sie sich als Gruppe konzentrieren und Termine einhalten können.

  • Updates teilen - Erstellen Sie effektive interne Kommunikationskanäle. Die Mitarbeiter müssen wissen, was in der Organisation vor sich geht. Seien Sie also innovativ, wie Kommunikation geteilt wird. Stellen Sie sich eine Intranet-Plattform oder eine regelmäßige Kadenz von Teambesprechungen vor, um interne Informationen wie Projektprioritäten und unternehmensweite Updates auszutauschen.
  • Trainieren Sie Ihre Trainer - Trainieren Sie Projektmanager in positiven Coaching-Taktiken, damit sie in der Lage sind, Stärken in ihrem Team herauszuholen und Ermutigung zu bieten, wenn es schwierig wird. Bringen Sie einen Coach auf Führungsebene mit, um allen die Seile zu zeigen und sich individuell mit jedem Projektmanager zu treffen.
  • Zweck übersetzen - Laut dem Harvard Business Review Ein einzelner inspirierter Mitarbeiter kann bis zu 2,25 mäßig zufriedene Mitarbeiter hervorbringen. Finden Sie Wege, um Teammitglieder zu inspirieren und daran zu erinnern, wie sie die Mission und Vision des Unternehmens in ihren täglichen Projekten umsetzen und wie wichtig es ist. Diese Erinnerungen sollten natürlich und organisch sein, im Gegensatz zu erzwungen oder in Dosen.
  • Beruhige dich - Reduzieren Sie Stress am Arbeitsplatz, indem Sie zusätzlich zu den Pausen zwischen den Projekten Achtsamkeit und Positivität fördern. Der Feind der Produktivität am Arbeitsplatz ist Burnout, Stress, Erschöpfung, Niederlage und Mitgefühlsermüdung. Ihr Team muss aufgefrischt und mit Energie versorgt werden, um mit dem Projektfluss Schritt zu halten. Genialer Tipp: Lesen Sie diese Tipps für Beleben Sie Ihre Mitarbeiter wieder .
  • Beweg dich - Ermutigen Sie die Mitarbeiter, während des Mittagessens ins Fitnessstudio zu gehen oder nachmittags durch die Nachbarschaft zu spazieren oder sich zwischen den Zeitblöcken zu bewegen. 'Selbst wenn Sie Ihren Tagungsort auf das Café um die Ecke oder den Park auf der anderen Straßenseite umstellen, erhalten Sie neue Energie', sagt Edward Belleville, Content Marketing- und PR-Manager bei Spacebase. Genialer Tipp: Starten Sie ein Firmen-Wellness-Programm mit diese Ideen und Tipps .
  • Selbstbewusstsein aufbauen - Machen Sie Erfahrungen, die Menschen helfen, mehr über sich und andere zu lernen. Das Erhöhen von Empathie und relationaler Glaubwürdigkeit verbessert die Produktivität und Teamarbeit, wenn Sie Projekte gemeinsam angehen und als Gruppe wachsen.
  • Innovativ - Innovative Teams schaffen ein hohes Maß an Produktivität und Synergie. Alexandra Zamolo, Leiterin Content Marketing bei Beekeeper, erklärt, wie Teammitglieder am produktivsten sein können, wenn sie dazu ermutigt werden, kreativ, disruptiv und nicht traditionell zu sein. Ein Brainstorming-Meeting ist jede Woche ein guter Auftakt, um die Ideen zum Fließen zu bringen. Unabhängig davon, ob ein neues Projekt ansteht oder die Zeit für ein älteres Projekt knapp wird, lohnt es sich, Ihr Team in einem Raum zusammen zu haben, um sich gegenseitig bei einem Projekt zu unterstützen.

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Erstellen Sie eine produktive Büroumgebung

Das Umfeld wirkt sich auf die Zufriedenheit, Kreativität und Projektleistung der Mitarbeiter aus. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihrem Team einen idealen Arbeitsplatz bieten, der frei von Sicherheitsbedenken und Ablenkungen ist.

  • Gastfreundschaft bieten - Geben Sie Ihrem Team kostenlosen Kaffee, Tee, gefiltertes Wasser, Obst und Snacks, damit Sie es bei der Arbeit an Aufgaben genießen können. Wenn Gäste zu Besprechungen oder Interviews vorbeischauen, bieten Sie ihnen frischen Kaffee oder Wasser an. Ein wenig Gastfreundschaft trägt wesentlich dazu bei, Wärme zu erzeugen und Pflege an Ihrem Arbeitsplatz zu zeigen. Auch die Bereitstellung von Koffein für vielbeschäftigte Projektleiter ist ein Gewinn, Gewinn!
  • Denken Sie voraus auf Tech - Richten Sie Ihren Besprechungsraum mit einfacher, aber effizienter Technologie ein. Stellen Sie sicher, dass jeder das WLAN-Passwort, die Nummer des technischen Supports, die Projektion seines Bildschirms und sogar die Initiierung einer spontanen Videokonferenz kennt.
  • Flex It - Bieten Sie flexible Bürozeiten. Nicht jeder gedeiht im einfachen 9-5-Schreibtisch. Bieten Sie den Mitarbeitern einen Prozentsatz der Zeit, in der sie von jedem beliebigen Ort aus arbeiten können, oder legen Sie bestimmte Wochentage als Bürotage und andere Arbeitstage als Arbeitstage fest. Entscheidungen zu treffen, bei denen Ihre Mitarbeiter arbeiten, zeigt Vertrauen und konzentriert sich auf die Projektergebnisse.
  • Upgrade Tech - Bereitstellung neuer Technologien. Es klingt so einfach, aber Mitarbeiter können ihre Produktivität sofort steigern, wenn sie aktuelle technische Tools erhalten. Stellen Sie Laptops bereit, mit denen Mitarbeiter ihre Computer zu Besprechungen mitnehmen können, erweitern Sie den Dateispeicherplatz und mehrere Monitore an jedem Schreibtisch. Ihre Projektmanager werden es Ihnen danken!
  • Den Weg erleuchten - Geben Sie den Mitarbeitern die Wahl, wie ihre Beleuchtungsstärke im Büro aussehen soll. Machen Sie einige Räume nur zu natürlichem Licht und richten Sie für andere helle Leuchtstoffe und alles dazwischen ein. Ermöglichen Sie Mitarbeitern einfache Möglichkeiten, die Kontrolle über ihren Raum zu erlangen, und ihre Projekte werden in die Höhe schnellen.
  • Kreativität hinzufügen - Fügen Sie Ihrem Arbeitsbereich kreative Elemente hinzu, um die Mitarbeiter zu kreativem und künstlerischem Denken anzuregen. Auffällige Wandbilder, Fotogalerien und Firmenbilder tragen wesentlich zur Personalisierung eines Raums bei.
  • Pflanzen hinzufügen - Echte Pflanzen bringen Farbe und Lebensfreude in jeden Büroraum, heben die Stimmung und bringen Teile der Natur ins Spiel. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, ein oder zwei Pflanzen einzubringen, oder ergreifen Sie die Initiative, um Ihrem gesamten Bürodekor ein paar robuste Zimmerpflanzen hinzuzufügen. Betrachten Sie Sukkulenten, Kakteen, Bambus, Friedenslilien, Efeu, Luftpflanzen, Spinnen- und Schlangenpflanzen.
  • Optimale Temperatur - Es kann selbstverständlich sein, dass Temperaturänderungen in einem Arbeitsbereich einen großen Unterschied machen. Stellen Sie den Thermostat auf 71-72 Grad ein und ermöglichen Sie den Personen, sich im Gebäude in einem Raum zu bewegen, in dem sie sich wohl fühlen, oder setzen Sie Haken ein, damit die Menschen Pullover oder Jacken einfach an ihren Schreibtischen lassen können, um sie dauerhaft zu verwenden.
  • Aufstehen - Bieten Sie den Teammitgliedern die Möglichkeit, Stehpulte zu verwenden, damit sie während der Arbeit zwischen Sitzen und Stehen wechseln können. Geben Sie denjenigen, die sie zusätzlich zu den Stühlen möchten, große Übungsbälle. Investieren Sie in eine Vielzahl von Sitzgelegenheiten im Büro, um gemeinsame Besprechungen zu ermöglichen.
  • Planen Sie Spaß! - Wenn sich Ihre Projekte langweilig oder leblos anfühlen, führen Sie einige Male im Jahr lustige Aktivitäten durch und steigern Sie die Teammoral. Verwenden diese Engagement-Ideen Um Ihre Mitarbeiter stärker einzubeziehen und sich mit Projekten zu befassen, fühlen sie sich motivierter. Genialer Tipp: Probieren Sie neben Engagement-Ideen auch einige davon aus Event-Ideen zur Steigerung der Mitarbeitermoral .

Wir wissen, dass ein vielfältiges Team mit innovativen Strategien erforderlich ist, um eine erfolgreiche Organisation voranzutreiben. Verwenden Sie einige dieser Tipps, um die Art und Weise zu verändern, wie Sie und Ihr Team Ihre Arbeit erledigen. Und wissen Sie, dass wir Sie hier anfeuern, um die Produktivität am Arbeitsplatz durch außergewöhnliches Projektmanagement zu steigern!

Erica Thomas ist ein Marketingstratege hier bei SignUpGenius und liebt es, neue Ideen zur Steigerung der Produktivität zu entwickeln.


SignUpGenius erleichtert die Organisation von Unternehmen.


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